Le applicazioni Web continuano a crescere di numero ed offrono modi sempre più semplici di lavorare con i tuoi documenti sia online che offline aprendo la strada a nuove opportunità per la collaborazione in rete. Un nuovo word processor online promette di portare l'editing dei documenti ad un ulteriore livello, grazie all'aggiunta di una nuova funzionalità di commento che lo distingue dalle altre applicazioni per il collaborative writing, la scrittura collaborativa. La buona notizia, poi, è che questo tool è totalmente gratuito.

Photo credit: Didier Kobi

Questo strumento ti permette di lavorare sui documenti online con i tuoi colleghi, di discutere in tempo reale e lasciare dei commenti per i tuoi co-lavoratori senza dover scambiare costantemente email od utilizzare un client di IM.

Di solito, i commenti che puoi allegare ad un documento possono essere inseriti direttamente nei testi o applicati all'intero documento. Quando desideri lasciare una nota su di una frase particolare, o su una parte del documento scritta in maniera superficiale puoi:

• effettuare i cambiamenti al documento tu stesso, che non è sempre appropriato in una stesura collaborativa
• aggiungere un commento al corpo del testo, che può rendere il testo difficile da scorrere
• lasciare un commento in chat o in box per i commenti, ma non c'è modo di ancorare direttamente il commento alla parte di testo a cui ti vuoi riferire

Ma questi problemi possono essere tutti superati grazie al lancio di un nuovo tool che ti permette di evidenziare rapidamente parole, frasi o interi passaggi, lasciando i commenti all'interno di una sidebar facile da navigare.

Se tutto questo non ti sembra eccezionale, significa che non ha mai fatto in passato un uso estensivo degli strumenti di scrittura collaborativa.

Quando scrivi in un team o stai editando il lavoro di qualcun altro, il bisogno di rendere chiare le tue modifiche ed i tuoi commenti, è un elemento cruciale. Naturalmente affollare di commenti un documento collaborativio diviene inutile ed inappropriato.

Perciò, aggiungere una semplice funzionalità a metà tra i commenti di Microsoft Word ed un IM ti permette di lavorare con precisione con i tuoi colleghi sia in tempo reale che in maniera asincrona.

Coventi Pages vs. i competitor

Il vantaggio competitivo di Coventi Pages è la sua capacità di evidenziare rapidamente i commenti ed annotare i documenti lasciando commenti specifici ai margini del testo.

Il team di Coventi, illustrando le maggiori differenze tra questo prodotto ed i competitor, ci presenta questa funzionalità come la possibilità di annotare un documento come se fosse scritto su carta.

Secondo il team di Coventi la vasta maggioranza degli strumenti di online collaborative writing tiene un approccio ai documenti tipico del wiki, il che significa che ognuno è considerato un co-autore. Quando lavori su di una piattaforma wiki-based come SocialText o Near-Time, la premessa fondamentale è che tutti coloro che hanno accesso al documento possono editarlo all'interno dello spazio di collaborazione.

Anche Google Docs & Spreadsheets lavora in modo simile, ma permette di invitare le persone o a collaborare o semplicemente a visualizzare i documenti, senza la facoltà di editarli.

Coventi Pages tiene un approccio differente, basato sul principio che la vasta maggioranza di coloro che utilizzano applicazioni di scrittura collaborativa non permettono l'editing totale del documento ma si limitano a far lasciare, da uno o due autori chiave, dei commenti alla stesura. Esempi di questo scenario potrebbero includere:

• Un insegnante che fornisce un feedback ad un compito dato ad uno studente
• Un consulente che rilascia suggerimenti o commenti su di un documento di un cliente
• Un manager che evidenzia i cambiamenti richiesti, ad un membro del team, ad un report aziendale
• Un editor che analizza ogni parte di un documento di testo

Tutte queste situazioni non necessitano di un approccio di co-authoring, né del bisogno di riservare ad un utente il solo diritto di lettura; hanno bisogno piuttosto di un modo rapido e semplice di aggiungere commenti, suggerimenti e feedback senza dover effettuare cambiamenti sul testo stesso. Coventi Pages si basa proprio su questa premessa.

Il proprietario del documento rimane l'autore originale, ma alimenta la discussione ed è in grado di migliorare la stesura del testo grazie ai commenti dei collaboratori.

Questo è un approccio differente da quello tenuto in un wiki che talvolta può inibire la capacità dei partecipanti di introdurre cambiamenti per paura di rovinare il lavoro altrui.

Funzionalità chiave

Coventi Pages ha l'obiettivo di alimentare la discussione, ma questa è solo una delle caratteristiche di questo word processor online.

Coventi permette di:

• Creare direttamente un documento oppure importare di un file di Word dal desktop
• Salvare i documenti in formato Word per l'editing off-line
• Lasciare commenti in tempo reale evidenziando una sezione di testo o scrivendo le tue idee a margine del documento
• Filtrare ed organizzare i commenti
• Cliccare su di un documento e zoomare la parte del testo discussa
• Creare bozze multiple dello stesso documento, ciascuna con i suoi propri commenti

Oltre a queste funzionalità, hai tutte le caratteristiche tipiche di un word processor come la possibilità di selezionare font, colori, dimensioni, fare controlli ortografici, inserire immagini, allineare il documento, cancellare o tornare indietro ed inserire punti elenco.

Il layout è molto semplice, con il documento sulla sinistra, e le funzionalità di condivisione e di commento nella sidebar a destra.

La navigazione avviene attraverso dei semplici tab in cima al documento, dove puoi passare tra bozze e revisioni e vedere chi può accedere al documento.

L'interfaccia in azione

Coventi Pages è molto semplice da usare e da configurare. Puoi importare un file Word oppure creare direttamente un documento. Fatto questo, puoi iniziare la stesura, l'editing o invitare le persone a collaborare con te.

Settare i livelli di accesso

Una volta che hai invitato i tuoi collaboratori via mail, puoi assegnare ad ogni persona uno di tre livelli di accesso:

1. Owners, coloro che possono invitare persone sulla pagina e gestire i loro ruoli. Questi possono inoltre creare discussioni sul contenuto della pagina e revisionare la pagina in modalità bozza
2. Authors, coloro che possono dare dei feedback sul contenuto della pagina e revisionare la pagina in modalità bozza
3. Reviewers, chi può dare dei feedback riguardo al contenuto della pagina

Questo modo di articolare gli accessi permette una buona flessibilità rispetto ad altri word processor online ed è uno dei punti di forza di Coventi insieme alle funzionalità di commento.

Permettimi di mostrarti come funziona questo processo:

Aggiungere commenti

Per aggiungere un commento basta evidenziare una sezione di testo. Una volta che ha selezionato una parte del testo e lasciato il mouse, ti si aprono due opzioni in un dialog box attraverso le quali puoi:

• Creare un commento - che evidenzia il testo che hai scritto ed apre un box di dialogo sopra la sidebar dove puoi lasciare il tuo commento. Hai anche a disposizione un'intestazione dove inserire l'oggetto del commento e la possibilità di fare il controllo ortografico.
• Suggerire una modifica - che apre un box di dialogo differente nella sidebar con una funzionalità di controllo ortografico annessa.

Lavorare con i commenti

Se hai deciso di ricevere aggiornamenti, ti verrà notificato via mail ogni commento o suggerimento editoriale. Questa funzionalità può essere anche disattivata attraverso un semplice check-box alla fine del documento.

I commenti appaiono a fianco del documento in una sidebar facile da navigare e possono essere inseriti in una varietà di modi.

E' possibile:

• Differenziare tra commenti e suggerimenti grazie ad icone differenti
• Filtrare commenti per singolo autore o per tutti i partecipanti
• Ordinare i commenti in basa alla data o alla sequenza all'interno del documento

Inoltre, ogni paragrafo commentato presenta il numero dei commenti inseriti alla fine dell'ultima frase. Cliccando su questo numero sei in grado di analizzare tutti i commenti per specifico paragrafo.

Comparare le versioni differenti di un documento

In un modo simile ad un wiki ed ad altri strumenti di scrittura collaborativa, Conventi Pages ti permette di comparare le varie versioni di un documento e di evidenziare le differenze.

Il testo che è stato modificato appare in verde, il testo cancellato in rosso. In questo modo l'editing e il controllo del documento diviene ancora più semplice.

Inoltre un menu a tendina, proprio sopra il documento, ti permette di visualizzare tutte le versioni create.

Requisiti di sistema e prezzi

Coventi Pages è gratis.

Puoi utilizzare Coventi con uno dei seguenti browser:

• Firefox 1.5 o successivi
• Internet Explorer 6.0 o successivi

I documenti Coventi possono essere importati/esportati solo in e da Microsoft Word, ma in futuro verranno aggiunti ulteriori formati oltre il formato .doc.

Conclusioni

Il punto di forza di Coventi Pages è la sua funzionalità di commento che ti permette di evidenziare parole, frasi, passaggi e di allegare suggerimenti in una sidebar facile da navigare. Questa funzionalità lo rende superiore a molti altri collaborative writing tools online.

Mentre gli altri strumenti ti permettono di inserire commenti all'interno del corpo del testo o in un dialog box separato, non sono in grado di associare il singolo commento con il paragrafo di riferimento.

Coventi Pages, invece, crea un ambiente di collaborative writing semplice e funzionale permettendo ad un team di collaboratori sia l'editing che la semplice capacità di commento.

Ritengo che in futuro questa straordinaria funzionalità inventata da Coventi Pages sarà implementata di default su ogni word processor.

L'altra differenza chiave tra Coventi Pages ed altri strumenti per la scrittura collaborativa sta nella capacità del servizio di offrire diversi livelli di accesso, un approccio differente da quello usato in un wiki in cui ogni collaboratore è considerato co-autore con uguale diritto di modifica del documento.

Coventi invece esalta la capacità di lavorare in team su di un documento e la discussione tra collaboratori potenziando le relazioni all'interno del gruppo.

In breve, se stai cercando una maniera semplice per lasciare commenti precisi e suggerimenti non intrusivi ad un documento online in modo sincrono o asincrono, Coventi è la scelta giusta per te.

Risorse addizionali

Se desideri approfondire Coventi Pages ed altri strumenti di collaborazione online consulta i seguenti link:

• Il sito di Coventi Pages
• Il video dimostrativo di Coventi Pages
• Le FAQ di Coventi Pages
• Il blog di Conventi
• L'help center di Coventi che ti guida passo per passo all'utilizzo del servizio
• La mini-guida di Robin Good dedicata agli strumenti di collaborative writing

Avviso per gli utenti di Conventi:

Per assistenza contatta support@coventi.com

L'articolo è stato scritto originalmente da Michael Pick per Master New Media e pubblicato per la prima volta in data 19 marzo 2007 con il titolo: "Online Collaboration: Word Processor With Precision Commenting Features - Coventi Pages Is Here". La versione italiana è stata tradotta da Alessandro Banchelli - per un feedback editoriale scrivi a Robin.Good[at]masternewmedia.org.