Ieri all'Università degli Studi di Milano-Bicocca si è svolto il RItaliaCamp, l'incontro tra professionisti della comunicazione, blogger e cittadini per comprendere e discutere le linee guida con cui costruire un portale turistico dedicato all'Italia, dopo le feroci critiche subite dal portale governativo Italia.it.

Photo credit: Andres Rodrigues

Il successo dell'incontro ed il fatto che molti blogger e professionisti siano stati in grado di creare un sito, un wiki, un blog e molte altre cose interessanti attorno a questo progetto non deve essere un abili per distrarci dai motivi originali dai quali è scaturita la nostra azione iniziale.

Il grande rumore che abbiamo fatto e l'attenzione che abbiamo ricevuto dai mainstream media non deve farci pensare che abbiamo già fatto qualcosa di utile, poiché per ora abbiamo solo annunciato cosa abbiamo intenzione di fare.

Oggi, ogni gruppo abbastanza competente per usare Internet ed i new media, può aggregarsi con facilità e fare abbastanza rumore come abbiamo fatto noi, per qualsiasi scopo.

Ma quante di queste nuove comunità grassroots che stanno emergendo spontaneamente, possono realmente affrontare la sfida di pianificare e realizzare la visione che hanno in mente?

E' qui che la gomma incontra l'asfalto ed è proprio su questo punto che ritengo dovremmo agire in maniera intelligente e non spinti dalle emozioni, dal fondamentalismo democratico o dall'avidità personale.

Se desideri utilizzare il crowdsourcing ed il potere delle community per produrre nuove idee, fare brainstorming e collaborare insieme, vi sono alcune cose che non dovresti mai dimenticare:

a) Se vuoi arrivare da qualche parte faresti meglio a decidere in quale luogo vuoi arrivare prima di comprare un aereo per arrivarci.

b) Un progetto di comunicazione, come un sito web o un portale turistico, deve essere il risultato del lavoro collaborativo di esperti in varie discipline come ad esempio un architetto dell'informazione, uno stratega dei contenuti, un web designer, un direttore tecnico e molti altri. A meno che tutte le problematiche relative ad ognuna di queste discipline siano analizzate in maniera sistematica non vi sarà mai un progetto web realizzabile davvero.

c) Permettere a chiunque di suggerire e contribuire in un approccio free-style non aiuta a costruire il consenso sulle tematiche principali e sui problemi che devono essere risolti. Mentre dovrebbero essere promossi i contributi e le idee provenienti da chiunque (l'input), la raccolta e l'organizzazione di queste idee dovrebbero seguire una direzione ben definita.

d) Il vantaggio principale del crowdsourcing è che le idee innovative possono essere esplorate con poche spese. D'accordo. Ma se che queste idee non convergono nel fornire soluzioni a problematiche ed ad obiettivi specifici, queste rimarranno solo intuizioni.

e) Le ricerche precedenti, anche quando fatte dai concorrenti, sono di estremo valore. Scartare il lavoro già fatto da altri, anche quando è in evidente contrasto con i tuoi obbiettivi, non ti aiuta a capire ed anticipare gli ostacoli e le limitazioni che questi hanno già incontrato prima di te.

f) La ricerca è essenziale. Valutare la situazione, studiare i migliori progetti internazionali esistenti nel campo, analizzare gli errori precedenti dei concorrenti, possono fornire informazioni utili sulle quali basare la progettazione e lo sviluppo di qualsiasi progetto.

g) Adottare un percorso di produzione chiaramente definito, che identifica milestone precisi, obiettivi e responsabilità può aumentare l'efficacia di sviluppo di un prodotto riducendo al contempo i costi ed i tempi di produzione.

Uno dei miei communication strategist preferiti, Clement Mok, più di dieci anni fa' ha definito una approccio produttivo per i progetti di comunicazione online e multimediali. Da allora ho applicato, pensato, mostrato ed implementato questo approccio semplice ma altamente strategico innumerevoli volte e con grandi risultati.

Il suo punto di forza principale sta nell'obbligare le persone a pensare ed identificare dove vogliono andare e perché, prima che siano troppo eccitati dalle soluzioni estetiche e tecnologiche che realizzeranno i loro sogni.

La semplicità dell'approccio di Clement Mok è riassunta dall'acronimo DADI:

• Definisci
• Architetta
• Disegna (Progetta)
• Implementa

La struttura di produzione DADI:

1. Definisci un progetto;

2. Crea un'architettura che esprima il processo e, se necessario, la piattaforma tecnologica;

3. Definisci chi fa cosa;

4. Definisci le fasi temporali e il budget; e

5. Stabilisci comunicazioni efficienti fra tutti i partecipanti.

Penso che un approccio rigoroso di questo tipo alla pianificazione progettuale, particolarmente negli stage primari di sviluppo di progetti di comunicazione complessi come RItalia, sia determinante.

L'analisi delle possibili opportunità di mercato, dei competitor, di specifici target demografici e la descrizione di come gli utenti interagiranno con il tuo sito sono requisiti critici che devono essere affrontati prima che inizi qualsiasi tipo di brainstorming o processo di definizione del progetto.

Tutto ciò deve essere fatto il prima possibile all'interno del progetto e sempre prima di investire risorse ed energie nei seguenti processi:

1) identificazione dei principali problemi tecnici,

2) test degli aspetti chiave delle funzionalità, ed

3) analisi generale del "look and feel" del prodotto.

Di importanza critica nella pianificazione e nella progettazione di un prodotto comunicativo multimediale complesso come RItalia è anche la consapevolezza di alcuni dei seguenti problemi:

Squilibri potenziali nel gruppo di esperti che fanno parti di un team. (es: potremmo avere troppi tecnici e pochi architetti dell'informazione).

La tendenza ad isolarsi nel lavoro piuttosto che lavorare in team virtuali.

Mancanza di coinvolgimento manageriale nel progetto.

Comunicazione scarsa tra i membri del team e metodi non adeguati sia fra i membri del team che fra i membri del team ed il management.

Ruoli e responsabilità non chiaramente definiti; i lavori non assegnati ed i titoli non riflettono il lavoro attualmente svolto.

Mancanza di obbiettivi chiari.

Mancanza di criteri di valutazione efficaci.

Mancanza di una fase sostanziale di ricerca e sviluppo per anticipare ed identificare problematiche potenziali.

Mancanza di un percorso di produzione chiaramente specificato e comunicato pubblicamente.

Squilibri fra attenzione al contenuto ed attenzione alla tecnologia, al trattamento dell'informazione, al look and feel ed all'interattività.

Possibili soluzioni ed approcci da adottare:

Valuta una serie di opportunità di apprendimento informale. Proprio come quello che stiamo facendo spontaneamente con RItalia. I barcamp sono un esempio perfetto. Un barcamp non solo è un modo per migliorare le nostre conoscenze individuali ma rappresenta anche un luogo per discutere, per familiarizzare reciprocamente con possibili partner, e per porre le basi per identificare i leader principali nei processi di lavoro che seguiranno.

"La collaborazione interdisciplinare è veramente di successo quando c'è una comprensione di tutte le discipline coinvolte in un progetto lavorativo. Questa comprensione migliora il valore dei suggerimenti degli esperti e permette un giudizio più appropriato da parte del team nei confronti delle azioni dei singoli individui."

"Qualsiasi sia il livello e l'insieme di capacità disponibili in un dipartimento, i progetti di successo sono prodotti da team che lavorano e comunicano fra loro in maniera efficace." (Canale e Wills 1995).

"Il project management multimediale è particolarmente complesso e dispendioso in termini di tempo a causa della natura del prodotto, e dell'ampio range di competenze richieste per il suo sviluppo. Perciò, se desideri avere un controllo adeguato su ogni progetto, devi considerare di assegnare un project manager ad ogni area di competenza."

(Fonte: http://www.tech.plym.ac.uk/soc/medspace/method.html)

Buona fortuna a tutti noi. Ne avremo molto bisogno d'ora in avanti.

L'articolo è stato scritto originalmente da Robin Good per Master New Media e pubblicato per prima volta in data 31 marzo 2007 con il titolo: "Design Planning: Guidelines For The Effective Development Of A Collaborative Communication Project - RItalia". La versione italiana è stata tradotta da Alessandro Banchelli - per un feedback editoriale scrivi a Robin.Good[at]masternewmedia.org.