Se il tuo lavoro consiste nel recensire e modificare documenti collaborando con un team di colleghi, c'è un nuovo servizio online che ti può rendere la vita più facile ed il tuo lavoro più professionale.

Photo credit: Ivan Soares Ferrer

Io stesso sono stato frequentemente coinvolto nello scrivere progetti o report frutto della collaborazione di molte persone.

Quello che le persone fanno generalmente è utilizzare le funzionalità di "Tracking Changes" e di "Commento" di Microsoft Word per modificare e commentare un documento in sviluppo.

I file sono poi inviati via mail alle altre persone per aggiungere eventuali commenti. In molti casi questo non è molto efficace e non permette a chi recensisce di vedere i commenti degli altri rendendo tutta l'azione confusa e molto difficile da gestire.

Invece di utilizzare questo approccio, ciò che ho fatto recentemente è utilizzare un wiki, nel mio caso SocialText creando diversi workspace (spazi di lavoro) nei quali io ed i miei compagni di lavoro possiamo postare dei contenuti nuovi, commentare i contributi di altri e correggere gli errori di ortografia.

Un sistema wiki rende particolarmente facile e veloce modificare collaborativamente qualsiasi documento, specialmente se il team è fatto di persone non tecniche.

Ma questo approccio non è esente da problemi.
Editare accidentalmente un documento nel momento in cui lo sta già facendo un'altra persona può far perdere molto lavoro. Inotre l'uso di immagini e di altri elementi necessita di un pò di conoscenze tecniche. L'ambiente di lavoro viene progettato per persone con un buon background tecnico.

Quindi, sebbene stia usando il wiki in maniera intensa, non è tutto rose e fiori.

Ma è con grande piacere che ho scoperto un nuovo servizio online, progettato per editori, scrittori di libri ed analisti che hanno bisogno di lavorare e modificare documenti in maniera collaborativa.

PleaseReview è il primo servizio online che conosco che offre un ambiente sicuro, strutturato, browser-based per recensire documenti in maniera collaborativa ed abilitare recensioni simultanee dei documenti di MS Word, Acrobat PDF ed immagini digitali.

PleaseReview va oltre la capacità standard per collaborare ad un documento online.

Non solo permette di recensire un documento 'paragrafo per paragrafo' e di discutere il documento ( anche documenti "compound", documenti che contengono combinazioni di testo, grafica, fogli elettronici, suoni e video clip), ma addirittura permette a chi recensisce di proporre e di notificare errori di battitura.

Tu, come autore, hai sempre il controllo sul documento accettando o no le modifiche, i commenti ed i suggerimenti degli altri.

Affascinante è il fatto che tramite PleaseReview puoi ricevere il tuo documento Word con tutti i commenti, gli errori di battitura ed i cambiamenti integrati come 'Track Changes'.

Come funziona:

Una volta che ti sei iscritto e registrato al servizio, puoi invitare persone e gruppi per recensire i documenti che hai caricato. Tu specifichi i documenti da recensire, la scadenza della recensione ed i gruppi convolti.

Sulla base del tipo di sottoscrizione hai un numero di documenti e di utenti con cui collaborare. Nella versione di prova e nell'account basic hai 5 documenti e 5 utenti. Chi può recensire viene invitato via email.

Viene inviato un link via email ed una volta loggati in PleaseReview gli invitati possono recensire il documento attraverso una tabella di contenuti o attraverso i commenti di altri.

Una caratteristica originale di PleaseReview è che permette a chi recensisce di lavorare sui paragrafi e :

- Fare dei commenti che possono divenire dei punti di discussione
- Proporre dei cambiamenti ( redline)
- Notificare un errore di battitura ( redline)

Ciascuna aggiunta e cambiamento suggerito da chi recensisce è chiaramente marcato sui documenti principali di testo, permettendo una descrizione immediata degli elementi da modificare.

All'interno dell'interfaccia Web Browser di Please Review, una finestra separata mostra tutti i commenti disponibili per qualsiasi paragrafo selezionato. Inoltre chi recensisce può vedere i commenti degli altri, replicare ed iniziare una nuova discussione.

Tu come autore hai il pieno controllo degli argomenti di discussione e puoi accettare commenti, cambiamenti o replicare ai commenti. Gli Autori sono costantemente aggiornati via email per i nuovi cambiamenti aggiunti ai documenti. Chi recensisce invece riceve dei promemoria automatici.

In fine, quando la recensione è finita, tutti i commenti, le revisioni ed i cambiamenti accettati, vengono resi disponibili a tutti, insieme ad un file Word.

PleaseReview è completamente Web-based, non richiede download di software o installazioni, e può essere usato senza problemi su qualsiasi computer connesso ad Internet, non importa quale sistema operativo utilizzi.

Le sottoscrizioni a PleaseReview includono un autore e 5 utenti che recensiscono per un mese, 4 per un anno ( soggetto a limiti di banda ).

Un mese
$55 o £35 o €52

Tre mesi
$110 o £70 o €105

Maggiori notizie sul prezzo opzioni e dettagli sono disponibili qui.

PleaseReview offre una prova gratis di 30 giorni.

Tour animato di PleaseReview.

[ Approfondisci ]

Tratto da un articolo orginale di Robin Good in data 2 giugno
http://tinyurl.com/9vqca