Cosa Mettere In Una Presentazione PowerPoint

Ecco qui i suggerimenti di Diana Huggins su cosa includere in una presentazione e cosa evitare.

Photo Credit: adamci

Un lettore mi ha mandato un'e-mail esponendomi un problema comune. Una persona che presenta regolarmente cerca sempre di fare stare "25 chili di roba in una valigia che ne può contenere non più di 10". Come si fa ad evitare che questo accada con le vostre presentazioni? Provate queste sei regole:

1. Immaginate quello che il vostro pubblico ha bisogno di sapere, non quello che voi volete dire. Pensare come il pubblico vi aiuta a scoprire quello che voi volete che loro sappiano al termine della presentazione. Potreste avere più informazioni da dire loro, ma dovrete decidere se loro ne avranno effettivamente bisogno. Se non dite al vostro pubblico qualche cosa che loro vogliono sapere, ve lo chiederanno. Se dite loro troppe cose in più, essi se ne andranno pensando a cose diverse rispetto a quello che voleva essere il vostro messaggio.


2. Progettate la presentazione dal sommario ai dettagli. Se la progettate dai dettagli al sommario, rimarrete così attaccati ai dettagli che non vorrete saltarli quando sarà necessario. Se invece cominciate da quello che il pubblico vuole sapere, il contenuto scorrerà più facilmente. Decidete quali dovranno essere i punti principali, poi entrate nel dettaglio successivamente. Pensate sempre se le informazioni extra devono solo essere menzionate oppure se le dovete approfondire ogni volta.


3. Nascondete i dettagli. Una volta che avete capito quali sono le cose importanti, assicuratevi che siano disponibili all'inizio della presentazione. Create le diapositive contenenti i dettagli e nascondetele, così esse non appariranno, a meno che voi non ne abbiate bisogno.

   Mentre presentate, l'atteggiamento e l'attenzione del pubblico vi diranno quando parlare dei dettagli e quando evitarli. Se hanno bisogno di dettagli, dateglieli. Se non li vogliono, passate alle diapo successive.

4. Create delle diapositive con le Domande Frequenti. Per variare la funzione delle vostre diapositive sui dettagli, create una serie di diapo contenenti le domande frequenti e mettetele in fondo alla presentazione. La prima diapositiva di questa serie dovrà contenere le domande. Ogni domanda dovrà essere "linkata" alla sua risposta. Quando arriva la domanda, potrete passare alla sua risposta sia tramite la diapo contenente le domande, sia con il numero della diapositiva.

   Quando presentate, prendete nota delle domande e riportatele nell'area delle Domande Frequenti per una futura presentazione.

5. Racchiudete le informazioni. Quando pensate che sia il caso mettere più informazioni di quelle che possono essere contenute in una diapositiva, usate la vostra immaginazione per farcele stare. Mostrate le informazioni sulla diapo passo dopo passo. Potete farlo usando le tecniche di animazione (ad esempio facendo apparire una riga di testo alla volta) per fare stare più informazioni all'interno di una singola diapositiva e per non avere troppe informazioni nella diapo tutte insieme.


6. Fate sapere al pubblico dove trovare ulteriori informazioni. Se non avete tempo per dire tutto quello che volete, fate vedere la fonte. Se il vostro contenuto non può stare nello spazio prestabilito, create una diapositiva o due, alla fine della presentazione, contenenti i riferimenti per trovare più informazioni. Se usate questa tecnica, assicuratevi di fornire i link e le fonti anche in formato cartaceo o via e-mail. Se metterete i riferimenti solo sullo schermo, probabilmente il pubblico non riuscirà a prendere nota di tutto.

Tratto dall'articolo originale "PowerPoint for techies: how much is too much?" di Diana Huggins

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Diana Huggins è una libera professionista che fornisce servizi di consulenza di techincal training. Ha lavorato come consulente senior di sistemi e come technical trainer. Ha redatto varie guide di MCSE. Attualmente gestisce la sua società di servizi di consulenza: la DKB.

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