Quando comunica dentro de uma equipa distribuída, as coisas não são tão claras e evidentes como quando trabalha em ambientes físicos tradicionais. As virtual teams são um tanto mais sensíveis ao mau ou impróprio uso de ferramentas de comunicação e métodos, pois as equipas tentam tirar partido das suas capacidades mais importantes especificamente em torno da sua eficácia de online communication.

Crédito da imagem: VG Studio

Mas aprender com a experiência de outras equipas pode dar à sua, conhecimento sobre como as simples mas bem utilizadas técnicas de online communication, podem fazer uma grande diferença no desempenho e "tom" de toda a equipa.

Ken Thompson, perito em bioteaming e autor de um interessante Manifesto sobre este tema, explica em palavras simples os prós e contras dos três modos de online communication mais populares (um para um, um para vários e um para muitos) utilizados em virtual teams.

Um pouco de compreensão e esforço proactivo para melhor utilizar os seus esforços criativos pode mesmo fazer uma grande diferença na fiabilidade e eficácia da sua equipa.

Eis os detalhes:

Padrões de Comunicação em Equipa: Lições Básicas da Natureza

por Ken Thompson

Como Evitar Comunicações Electrónicas Destrutivas em Equipas

Do estudo das bioequipas da natureza, parecem existir três padrões de comunicação dominantes que podem ser utilizados num grupo biológico.

Os três também têm lugar nas comunicações electrónicas que utilizamos nas nossas equipas humanas. No entanto, uma delas, se mal utilizada, pode ser destrutiva ou indicar a ausência de um grupo crucial de estruturas de suporte.

Por bem da simplicidade irei rotular os três padrões dominantes de comunicação:

1. O Grito (um para muitos)


2. O Sussurro (um para um)
3. O Segredar (um para alguns)

Vamos ver um de cada vez:

1) Gritar

Gritar envolve comunicar com todo o grupo.

Este é o maior padrão de comunicação utilizado pelos insectos sociais. É uma comunicação em massa num só sentido, não exigindo uma resposta. Na natureza, é conseguido no caso das formigas através dos trilhos de odores (feromonas) e pelas abelhas através de danças, como a dança waggle.

Grupos humanos têm que ser capazes de fazer 'transmissões não retóricas', por exemplo, para agendar encontros, fazer inquéritos ou recolher feedback. No entanto, sugiro que é ainda mais importante para os grupos humanos, aprender a utilizar muito mais a emissão num só sentido.

A actual viciação em mensagem sem dois sentidos é uma das formas de atrasar desnecessariamente um grupo.

2) Sussurrar

O sussurro é um padrão de comunicação privada um para um.

Isto também acontece com frequência na natureza, pois as formigas e abelhas podem comunicar um para um, tocando-se ou trocando fluidos.

Os grupos humanos também têm que ser capazes de sussurrar. Nem todas as conversas podem ser transparentes - algumas simplesmente não são relevantes para o grupo e outras não são apropriadas.

Um simples exemplo prático da necessidade de sussurrar é numa conferência Web, onde tem que obter a atenção do administrador para dizer que deseja ter a palavra. Da mesma forma, o administrador poderá ter a necessidade de obter a sua atenção para lhe dizer discretamente que você está a falar muito alto ou em demasia.

Sussurrar é também uma actividade de grupo vital 'em conformidade' entre membros de equipa onde a confiança e concordância são construídas com conversas um a um regulares.

3) Segredar

Este terceiro padrão de comunicações, segredar, que defino como uma comunicação privada para alguns mas não para todos os membros do grupo, é o tal com que tem que ter cuidado.

Geralmente as formigas ou abelhas não utilizam esta forma de comunicação.

Segredar de forma ad-hoc e aleatória pode ser inócua e até útil num grupo. No entanto o perigo sobe quando a segredar geralmente o mesmo subconjunto de membros de equipa.

Um óbvio risco é que um ruído está a ser perpetuado no seio do grupo que pode, em determinada altura, minar a transparência e fiabilidade de uma equipa de alto rendimento.

Em alternativa, o segredar pode indicar que lhe falta um nível de subgrupo ou de liderança. No interesse da transparência estas estruturas podem ser explicitas para todos e não ser mantidas em segredo.

Assim, existem três padrões principais de comunicação electrónica em grupos:

a) gritar

b) segredar e

c) sussurrar.

Tem que saber em que medida este padrão é utilizado na sua equipa, para assegurar que utiliza o correcto na altura certa.

Tenha especial atenção ao segredar, pois pode levar à formação de ruídos ou à falta de estruturas.

Originalmente escrito por Ken Thompson para a Bioteams e publicado inicialmente a 6 de Dezembro de 2006 como "Team Communication Patterns: Key Lessons From Nature"

Sobre o autor

Ken Thompson é um investigador, escritor e empresário que se dedica ao mundo das equipas de alto desempenho e na transferência das melhores práticas de emparelhamento do mundo biológico. Publicou um interessante estudo com o título "The Bioteaming Manifesto" que ilustra os princípios básicos da sua visão. Ken publica os seus melhores artigos na Bioteams.com e tem um mini sítio Web dedicado a técnicas de colaboração.

Créditos das Imagens:

Gritar - Crédito da imagem: LLM Images

Sussurrar - Crédito da imagem: Lev Dolgachov

Segredar - Crédito da imagem: Karen Struthers