As ferramentas de online collaboration são cada vez mais importantes para o bom funcionamento de pequenas e grandes empresas. Não seria, por isso, útil partilhar e colaborar através de um bloco de notas on-line, adicionar recortes da Web, vídeo, áudio e conteúdos multimédia e até RSS? Tal, já é possível.
Não faltam ferramentas e serviços que o auxiliem a fazer trabalhos colaborativos através de edição de documentos, quadro branco (white board) e partilha de Feeds RSS, recortes Web ou vídeos pela Internet. Mas muitas das opções disponíveis têm um preço pouco apetecível e poucas combinam todos estes elementos numa só aplicação.
O Zoho Notebook faz isso mesmo, dando-lhe uma forma de criar, agregar e partilhar conteúdos a partir do seu browser. Apresentando uma lista sólida de funcionalidades numa interface em JavaScript de fácil utilização, esta ferramenta de online collaborationpermite-lhe:
Aqui está uma ferramenta que poderá ser muito útil para qualquer equipa que colabora através da Web, não impondo barreiras no tipo de média ou conteúdos que podem ser partilhados, comentados e editados em tempo real. Até incluíram a funcionalidade de chat e Skype.
Aqui estão os detalhes:
O Zoho Notebook é uma adição recente à extensa lista de aplicações de escritório que compõem a Suite Zoho Office.
O ponto mais forte do Zoho Notebook é a sua versatilidade em termos de conteúdo que pode criar e agregar com a ferramenta e as opções granulares que estão disponíveis quando decide publicar o seu trabalho. Aqui está um bloco de notas on-line que lhe permite reunir todos os tipos de média, desde feeds RSS a fotos e vídeos, reunindo-os de forma transparente com texto, whiteboarding, processamento de texto e folhas de cálculo directamente a partir da janela do seu browser.
Se o seu emprego, estudos ou vida pessoal envolvem a partilha de informação, esta é uma boa forma de reunir essa informação num só lugar. Quer queira debater ideias, trabalhar em conjunto sobre algo importante ou apenas partilhar sítios Web, feeds e vídeos que lhe interessem, o Zoho Notebook facilita imenso o processo.
Uma vez que se ligue ao seu bloco de notas é muito fácil adicionar-lhe conteúdos, e o simpático staff da Zoho não poupou nas opções que lhe são disponibilizadas. Irá começar com uma página em branco e a partir daí pode criar ou importar a informação que quer partilhar.
Novas páginas em branco podem ser adicionadas a partir do painel de controlo ou, em alternativa, pode começar com uma folha de cálculo, documento de texto ou página Web que queira partilhar. As duas primeiras opções fazem uso, respectivamente, das aplicações Zoho Sheet e Zoho Writer bem integradas na interface do Notebook. Isto dá-lhe todas as funcionalidades em ambas as aplicações, directamente a partir do seu bloco de notas colaborativo.
Utilizando este menu inicial de criação de conteúdos, documentos, folhas de cálculo ou website ocupam a maior parte do espaço do bloco de notas, potenciado pelo facto de que pode adicionar outros média no topo ou fazer uso das capacidades de whiteboarding incluídas no Zoho Notebook:
Mas não está limitado em trabalhar com documentos anotados numa só página, pois o Zoho Notebook também lhe permite criar conteúdos em modelos de média variados e flexíveis. Logo abaixo da lista de opções, uma segunda lista mostra o conteúdo com que pode trabalhar.
Daqui pode adicionar:
Isto dá-lhe um impressionante conjunto de conteúdos para partilhar e cobre as maiores necessidades. De todas as funcionalidades, a que me impressionou mais foi a possibilidade de importar código HTML, pois isto leva a aplicação ao número quase infinito de ficheiros e aplicações que podem ser partilhadas desta forma. Resumindo, se tem um código html, pode inseri-lo no seu Zoho Notebook.
Isto dá-lhe uma forma simples de partilhar vídeos do YouTube, Google Gadgets ou um agregador RSS bem concebido, como o Grazr e partilhá-los com quem tiver acesso ao seu bloco de notas. Resumindo, isto é o paraíso das Web widgets.
Para além de poder adicionar todo o tipo de funcionalidades através de widgets, pode também incluir algumas excelentes ferramentas no próprio interface. Acho que a possibilidade de gravar vídeo a partir da sua webcam ou áudio através do microfone pode ser muito útil em contexto colaborativo - seja para partilhar uma gravação de uma reunião, conferência ou aula ou para servir como sistema de mensagens áudio e vídeo.
Imaginemos que quer deixar uma observação rápida sobre o website de um cliente ou quer deixar umas notas editoriais para um membro da sua equipa de editores - poder gravar uma mensagem e definir direitos de acesso a esse visitante em particular é uma boa forma de o fazer sem ter que escrever um documento.
Tanto os componentes de áudio e vídeo (que apenas utilizam o Flash, numa aplicação em Javascript) são fornecidos pelo Flixn, um serviço criado para permitir os comentários em áudio e vídeo.
É também agradável não ter os seus documentos de texto ou folhas de cálculo a ocupar toda a página do seu bloco de notas. É perfeitamente possível reunir estas duas funcionalidades num modo de janela.
Isto significa que pode ter funcionalidades de processamento de texto ao mesmo tempo que anotações em whiteboard, fotos, vídeos e widgets, dando-lhe a capacidade de criar remisturas multimédia na página.
Outra adição útil para a funcionalidades de importação de conteúdo do Zoho Notebook é a capacidade de copiar conteúdos directamente de sítios Web graças a um plug-in opcional do Firefox. Estes recortes da Web, que podem incluir imagens, são automaticamente inseridos na sua página do bloco de notas, onde podem ser organizados, ordenados ou editados.
O único problema é que tem que ter o seu bloco de notas aberto numa janela ou separador diferente no seu browser para poder utilizar o comando de cópia. Isto é um pouco limitativo, seria agradável se fosse possível adicionar recortes mesmo que o seu bloco de notas não estivesse aberto.
Embora não seja o mais imediato de sempre, o Zoho Notebook também inclui um conjunto de ferramentas de quadro branco que pode utilizar para marcar e anotar os conteúdos das suas páginas. Permitem o desenho livre, utilizar ferramentas de linhas e formas, texto e até balões de diálogo.
Isto dá-lhe uma forma simples de deixar notas para um colaborador, ou marcar conteúdos importantes na página enquanto o seu colega ou cliente os vê no próprio ecrã. Não achei a ferramenta de desenho livre muito elaborada, mas deu para fazer o trabalho de forma eficiente e inclui a opção de mudar a cor e espessura da linha, o que é útil.
Por outro lado, adicionar notas e balões de fala é uma tarefa relativamente simples e que torna a tarefa de comentário ainda mais simples. As páginas e objectos incluídos também têm uma funcionalidade de comentários, por isso ainda tem mais opções.
Uma das funções bastante úteis incluídas no Zoho Notebook é a inclusão de versões e comparação de versões estilo wiki. De cada vez que uma página é gravada, uma nova versão é guardada, que pode ser comparada com outras versões na sequência utilizando um menu.
Isto dá-lhe a opção de reverter para um ponto anterior em qualquer altura, o que pode ser crucial em ambiente colaborativo, onde as alterações poderão não ser sempre do agrado do grupo ou clientes. Ser capaz de regredir através desta função facilita a correcção de erros, além de verificar o progresso que foi feito num projecto de grupo.
O que acho muito impressionante é o facto das versões não terem que ser aplicadas a uma página inteira, pois cada objecto da página tem um histórico próprio, que pode ser comparado e revisto em qualquer altura.
Esta mesma granularidade aplica-se quando publica e partilha o conteúdo do seu bloco de notas com outros. A publicação dá-lhe a hipótese de enviar um endereço que as pessoas podem visitar, ou incluir o seu bloco de notas no seu website ou blog.
As funcionalidades de partilha permitem-lhe convidar outros utilizadores para acederem à totalidade do seu bloco de notas ou a um objecto específico na página, pois cada item separado tem as suas permissões próprias.
Isto pode marcar a diferença para quem trabalha com vários colaboradores, com diferentes níveis de acesso à informação que pretende partilhar. A pessoa A tem acesso à gravação por voz, notas ou vídeo que lhe são dirigidos, com a pessoa B sem acesso a eles, por exemplo. Este nível de controlo é um componente bem vindo do que é uma ferramenta de fácil utilização e de fácil personalização.
No seguinte vídeo da conferência Demo 07, Raju Vegesna, da Zoho introduz as capacidades do Notebook:
O Zoho Notebook está em beta e por vezes isso é óbvio. Embora erros e bugs sejam raros, encontrei alguns que devem ser trabalhados para melhorar a experiência global. Aceder à funcionalidade de gravação de áudio, por exemplo, bloqueou a janela num par de ocasiões, por isso tive que a fechar e abrir novamente.
Em termos de usabilidade, a ferramenta é no geral bastante agradável. Gostava de ver a inclusão de scrolling automático quando se colocam objectos na página. Se move um objecto para um certo ponto no fundo do ecrã, tem que utilizar as barras de movimento para mover manualmente toda a página antes que possa modificar o objecto. Isto pode ser um pouco trabalhoso num monitor de portátil mais pequeno, por isso seria agradável se o movimento fosse automatizado quando move os objectos.
Tirando isso, quando compreende que esses são assuntos menores, o Zoho Notebook é um prazer de usar e o interface é de fácil habituação.
Embora o Zoho Notebook não seja perfeito e tenha algumas arestas por limar, é de facto uma ferramenta de online collaboration impressionante, especialmente se considerar que é totalmente grátis. A interface é de fácil habituação e o conjunto de tipos de conteúdos que pode ser partilhado com os seus colaboradores on-line é de facto grande.
Poder criar, agregar, partilhar e anotar vídeo, RSS, Web widgets, documentos de texto e folhas de cálculo e mesmo sítios Web, torna a ferramenta muito útil se estiver a trabalhar com outros à distância. O facto de estas ferramentas estarem reunidas numa só, para além de gravação de vídeo e voz e whiteboarding em tempo real torna o Zoho Notebook bem merecedor de uma visita.
Para além de poder trabalhar em conjunto com este conjunto de médias diferentes, a aplicação inclui uma função de chat e integração de Skype, para que possa ver o estado dos seus colaboradores directamente no bloco de notas.
Os blocos de notas são também fáceis de partilhar, quer os inclua no seu website, envie um link para que os outros visitem ou defina acessos a um livro, página ou objecto. Isto permite uma grande flexibilidade na escolha do que partilhar ou manter privado ao mínimo detalhe.
No geral se procura um espaço de trabalho multimédia colaborativo com funcionalidades compreensivas, o Zoho Notebook vale a pena a visita.
Se quiser saber mais sobre o Zoho Notebook, talvez queira seguir os seguintes links:
Escrito por Michael Pick para a Master New Media e publicado originalmente como: "Online Collaboration: Share Notes, Media And RSS With Zoho Notebook
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