Inviare newsletter e avere la certezza che queste siano spedite in maniera affidabile a tutti i componenti della mia lista di contatti sta diventando un'impresa molto più impegnativa di quanto mi sarei aspettato. Il punto è che se non ci si dedica attentamente, allora ogni aspetto della newsletter potrebbe incontrare difficoltà. Per non cadere in questi tranelli devi comportarti in maniera proattiva. Infatti se non stai attento le conseguenze negative possono essere l'inserimento delle tue email in una blacklist e il relativo blocco da parte dei filtri anti-spam sul server mail ISP dei tuoi destinatari.

Photo credit: Tyler Olson e Yong Hian Lim modificate da Robin Good

Mi è capitato di vedere le mie newsletter, che non contengono assolutamente spam, bloccate da server dedicati al blacklisting e dai filtri anti-spam come se contenessero sostanza radioattive. Ho visto anche migliaia se non decine di migliaia di contatti di utenti iscritti persi dagli stessi teorici filtri.

Credimi, sarà una strage, finché non troverai delle soluzioni per prevenire che tutto ciò accada.

I filtri anti-spam catturano ogni singola email in arrivo sulla tua casella di posta elettronica prima ancora che queste siano effettivamente consegnate ed effettuano un controllo anti-spam prima che tu possa accorgertene.

Questi filtri anti-spam usano un sistema di classificazione grazie al quale etichettano le email come messaggi reali o come spam. Alcuni dei filtri più popolari, come SpamAssassin, SpamCombat o SpamProbe, sono progettati per riconoscere specifici schemi nella tue email e assegnare alcuni "indicatori di spam" quando rilevano la presenza di questi schemi predefiniti. Questi schemi e queste
tracce di spam potrebbero includere qualsiasi cosa, le parole usate nell'oggetto della tua mail, le parole del testo stesso della newsletter, frasi particolari, immagini, il formato (HTML o solo il formato di testo) che hai scelto per spedire la tua newsletter e addirittura il tipo di colore che usi.

In base alla quantità di questi elementi "spam" presenti nella tua newsletter questi filtri assegneranno un punteggio specifico. Se superi la soglia di spam la tua newsletter sarà etichettata come *spam* e l'etichetta *SPAM* o *JUNK* sarà aggiunta automaticamente all'oggetto e la mail sarà inserita subito dopo nel contenitore dedicato allo spam.

Questo è il motivo per cui se sei un online publisher che utilizza le newsletter, uno delle tue preoccupazioni principali deve essere pensare a questi problemi e fare di tutto per evitare le trappole dei filtri anti-spam.

Ecco qui sotto alcuni consigli personali e una serie di strumenti selezionati per impedire che le tue newsletter vengano bloccate dai filtri anti-spam e dalle blacklist:

Cosa Controllare Per Fare in Modo Che la Tua Newsletter Non Sia Filtrata, Bloccata o Considerata Spam

1) Oggetto Della Newsletter

Decidi con attenzione l'oggetto della tua newsletter. Questa è una delle aree più sensibili, stai ben attento a ciò che scrivi in questo campo. Tra le cose da evitare ci sono le parole scritte in maiuscolo, le parole inventate, gli spazi vuoti, il nome o l'email dei destinatari, l'uso della data. Il miglior modo per evitare qualsiasi rischio è usare un titolo professionale che non faccia uso di nessuna parola pericolosa.

2) Capitalizzazione Dell'Oggetto

Capitalizzare le iniziali delle parole o peggio, tutte le parole dell'oggetto della tua newsletter ti creerà sicuramente problemi. Evita la capitalizzazione in ogni modo e non dovresti avere problemi con i filtri anti-spam.

3) Contenuti Simili Allo Spam

Evita di utilizzare frasi che potrebbero assomigliare alle quelle tipiche dello spam. Frasi come "clicca qui!" o "unica opportunità della tua vita" e semplicemente esagerare con i punti esclamativi potrebbe attivare i sensori dei maggiori filtri anti-spam.

4) Newsletter Basate Sul Testo

Falla apparire come testo.. Le newsletter sono divise in due tipi, quelle basate su testo e quelle basate sull'HTML. Se vuoi accrescere la sicurezza e l'accessibilità della tua newsletter, il primo tipo rappresenta la migliore soluzione. Anche se scegli l'opzione HTML, assicurati di formattare e di far visualizzare il contenuto della tua newsletter come se fosse basata su testo.

Inoltre: non inviare la tua newsletter basata su HTML senza un'opzione di invio di testo. Se la tua newletter è scritta in HTML e non prevede la trasformazione automatica nel formato testo per quei lettori che non possono ricevere l'HTML, allora sarà certamente filtrata.

5) Allegati

Non inviare allegati. Gli allegati spesso portano virus e per difendersi da ciò, vengono spesso filtrati. Anche se un allegato arriva ai tuoi lettori, è sicuramente fastidioso per loro dover lanciare per sicurezza l'antivirus.

6) CC

Evita di utilizzare l'invio di mail in Ccn per più di qualche destinatario. Se inserisci decine e decine di destinatari nel campo Ccn è molto probabile che la tua newsletter sarà considerata spam.

7) Colori

Evita di utilizzare testi colorati nei tuoi messaggi. Ciò è sbagliato da tutti i punti di vista considerato che, a meno che non cambi il colore dello sfondo, il nero rimane il colore più leggibile sullo schermo. L'enfasi del rosso è fortemente associata agli schemi del marketing disonesto e allo spam, anche altri colori come il verde e il blu devono essere assolutamente evitati. Se vuoi veramente far innervosire i filtri anti-spam cambia il colore dello sfondo dell'email: sparirai completamente dalle caselle email.

8) Dimensioni Della Newsletter

Inserisci contenuti di un certo peso nella tua newsletter. La dimensione del file della tua newsletter è importante per i filtri anti-spam. La dimensione dovrebbe aggirarsi tra i 20 KB e i 50 KB, questo perché la maggior parte delle email di spam pesano la maggior parte delle volte meno di 20 KB.

9) Codice HTML Scorretto

Assicurati di non creare la tua newsletter utilizzando un codice HTML scorretto generato da editor di testo come Microsoft Word. Se crei la tua newsletter con Word e poi salvi il file in formato HTML dovresti essere consapevole che il codice creato da MS Word e da altri strumenti simili potrebbe non essere "ortodosso" e questa è una delle cose che non piacciono per nulla ai filtri anti-spam.

10) Uso di Parole Equivoche

Non utilizzare parole equivoche. SiteSell.com, che offre un sistema di online publishing per chi vuole diventare un imprenditore online, fornisce uno strumento gratuito per l'email marketing chiamato SpamCheck. Tra i suoi suggerimenti, gli esperti di SiteSell raccomandano di evitare parole potenzialmente equivoche come "gratuito" nella tua newsletter. Utilizzare questo tipo di parole in combinazione con altre parole pericolose come "prova", "campione" e "accesso" può davvero rendere la tua newsletter inaccessibile per la maggior parte delle persone che usano un qualsiasi filtro anti-spam.

Elenco di parole equivoche nell'oggetto (PDF)

Parole e frasi che allertano i filtri anti-spam

20 parole pericolose o considerate tali dai filtri anti-spam

11) Immagini

Non utilizzare immagini nelle tue newsletter al posto del testo. Alcuni editori potrebbero scegliere una grossa immagine per suggerire il contenuto dell'intera newsletter se essa contiene molti elementi visivi e grafici. Anche se l'intento è del tutto lodevole, i risultati spesso sono solo da dimenticare. Evita un uso spropositato delle immagini, cerca di usare quanto più possibile il formato testo e di ricorrere il meno possibile alle immagini.

12) Non Infetti da Virus

Assicurati sempre che il tuo computer e la tua rete non siano infettati da virus. Spesso i computer portatili vanno e vengono negli uffici, le reti wi-fi non sono protette: è doveroso fare uso di strumenti e procedure che assicurino continuamente che i contenuti che invii tramite la tua newsletter siano totalmente privi di virus e di altri malware. Certamente vuoi impedire di inviare un virus che hai sul tuo computer con una newsletter in cui sia presente il tuo nome.

13) Cancellazione

Assicurati che la tua newsletter includa sempre semplici procedure per permettere agli iscritti di cancellarsi dalla tua lista di distribuzione.

Blacklist

Un elemento critico che spesso viene dimenticato, è la conoscenza del fatto che il server che stai utilizzando per inviare le tue newsletter riveste un ruolo vitale nel determinare se la tua email raggiungerà o meno i destinatari prefissati.

Il problema deriva dal fatto che molti dei servizi di spedizione delle newsletter in giro sono stati usati da alcuni spammer e perciò questi server sono stati inseriti nelle blacklist. Immagina quindi cosa accade quanto tu invii la tua newsletter per mezzo di questi servizi. Una delle cose più importanti da fare quando analizzi il tuo servizio di spedizione delle newsletter è controllare se sono stati inseriti nelle blacklist.

Se non ne hai mai sentito parlare, le "blacklist" devi sapere che sono semplicemente elenchi inseriti in un database composto dagli indirizzi di spam conosciuti che gli ISP controllano regolarmente.

È possibile essere aggiunto a una blacklist senza essere informato da nessuno. Per iniziare il processo basta che uno dei destinatari della tua lista di distribuzione consideri la tua newsletter come spam e subito dopo potresti essere inserito direttamente in una blacklist.

Buone Regole da Seguire Per Non Essere Inseriti Nelle Blacklist

1) Doppia Conferma

Utilizza una sempre il metodo della doppia conferma per far registrare i tuoi utenti alla tua newsletter. Qualsiasi altra scelta potrebbe causarti problemi.

Pochi anni fa non ero convinto di ciò e utilizzavo il metodo della conferma singola: in pochi mesi ho perso la metà dei miei iscritti perché alcuni filtri avevano inserito la mia newsletter nelle blacklist.

Il metodo della doppia conferma semplicemente consiste nell'invio automatico di un'email agli utenti che si sono registrati alla tua newsletter (dopo che essi hanno scelto di registrarsi sul tuo sito web), nella quale si chiede di confermare, tramite un semplice click, l'autorizzazione per poter inviare successivamente la tua newsletter.

2) White-Listing

Questa cosa è tanto semplice da spiegare quanto difficile da far capire ai tuoi lettori, ma se sei abbastanza costante e chiaro nelle comunicazioni con gli iscritti al tuo servizio dovresti sicuramente chiedere loro di inserire il tuo indirizzo alla loro lista di contatti. Comunica ai lettori nella pagina dell'iscrizione alla newsletter e nella tua mail di conferma l'indirizzo mail e il dominio con cui sarà inviata la tua mail. Chiedi loro di aggiungere questi dati nella loro "cartella sicura", lista dei contatti o la whitelist degli indirizzi mail approvati.

Inoltre, potresti aggiungere un piccolo testo all'inizio della tua newsletter che reciti così:

"Per assicurarti di non perdere nessuno dei miei futuri aggiornamenti a causa dei filtri anti-spam aggiungi cortesemente xxxxx@xxxxxxx.com alla tua lista di contatti o all'elenco dei 'mittenti sicuri' ."

Tutti questi accorgimenti eviteranno che la tua newsletter debba passare attraverso i filtri anti-spam.

Ultimo, ma non per importanza, se sai chi dei tuoi lettori non riceve la newsletter, consiglia loro di controllare la cartella dello spam o quella delle mail spazzatura. Se trovano la tua newsletter in queste cartelle, chiedi loro gentilmente di impostare un filtro automatico che ridirezioni direttamente la tua newsletter nella cartella della posta in arrivo.

La Mia Newsletter è Stata Filtrata? Come Posso Scoprirlo?

Un modo facile per scoprire se la tua newsletter è stata filtrata o inserita nelle blacklist è guardare il tuo "open rate". È uno strumento di analisi statistica che, quando è fornito dal tuo servizio di distribuzione delle newsletter, ti permette di vedere quante persone stanno aprendo la mail che contiene la tua newsletter. La media di "open rate" per una newsletter è tra il 20% e il 30%. Se l'open rate scende improvvisamente sotto i tuo livelli standard, probabilmente hai un problema dovuto a filtri anti-spam.

Rapida diminuzione del numero di iscritti. Se improvvisamente il numero dei tuoi iscritti diminuisce invece di crescere, mentre invece la qualità e la selezione dei contenuti non è cambiata, puoi stare certo che i filtri anti-spam e le blacklist ti hanno fatto visita.

Un alto bounce rate (tasso di abbandono di un sito web) è un altro indicatore rilevante. Controlla i tuoi bounce rate più alti, che corrispondono ai destinatari email che non hai potuto scoprire o trovare tra le repliche SMTP che hai ricevuto.

Strumenti Per il Controllo Anti-Spam

Ecco la miglior parte di questa piccola guida. Questa è la mia selezione degli strumenti per il controllo dei filtri anti-spam che puoi usare immediatamente e gratuitamente per verificare i problemi della tua newsletter.

1. Spamcheck by SiteSell





2. Content Checker by Lyris





3. Spamcheck





4. Programmer's Heaven Spam Checker

Alcuni consigli utili possono essere trovati anche in questi articoli:

• Tips for Legitimate Senders to Avoid False Positives

• How Spam Filters Think