Sebbene non sia un grande fan delle conferenze (perché trovo che continuino ad utilizzare un formato vecchio, che mantiene ed aumenta la separazione tra il pubblico ed i presentatori) ci sono alcuni elementi chiave che possono farmi diventare un fan sfegatato di eventi di questo tipo.

Photo credit: Mlenny Photography

Nel dettaglio:

1. Il luogo: L'evento è organizzato in un posto specifico, dove il solo fatto di "stare lì" lo rende diverso da stare seduti nella classica poltrona di un auditorium. Nel migliore dei casi, l'argomento intorno al quale ruota l'evento si estende in maniera continua in locali, alberghi e nelle strade del posto.
2. Durata: L'evento dura più giorni, dando l'opportunità di conoscere bene il posto dove ci si trova, avendo abbastanza tempo per rilassarsi e godere delle bellezze del posto e incontrando nuove persone senza il bisogno di correre freneticamente da una sessione all'altra.
3. Interazione: Lo spazio ed il luogo facilitano l'incontro e gli scambi con altre persone. Ci sono diverse aree di relax e socializzazione e l'atmosfera appare serena e piacevole da godere. La logistica, gli strumenti ed i servizi sono concepiti per facilitare al massimo le interazioni con altri individui, le attività di scambio di idee, le discussioni di gruppo e dei circoli di apprendimento spontaneo.
4. Programma: Il programma dell'evento presenta numerosi interventi, presentazioni ed altri tipi di sessioni, permettendo un'ampia scelta di argomenti, luoghi e presentatori da seguire. Non mi costringe ad ascoltare una specifica sessione od un presentatore in particolare.
5. Formati: I tipi di formati utilizzati sono innovativi ed esplorano nuove possibilità. Il pubblico riveste la stessa importanza dei presentatori e ci sono opportunità di discussione, brainstorming e scambio, piuttosto che avere un unico formato dove il presentatore parla ed il pubblico recepisce passivamente.
6. Persone: Le persone che partecipano sono molto diverse, ci sono diverse esperienze professionali, competenze, età e retroscena culturali. Ciò permette di avere un ambiente estremamente interessante e vario, che si traduce in enormi possibilità di imparare dagli altri.
7. Cibo ed ospitalità: Il luogo dell'evento offre l'opportunità di assaggiare cibi unici e specialità locali. Ci sono diversi ristoranti e l'evento collabora con molti di questi per offrire sconti speciali ai partecipanti. Gli alberghi e le strutture di soggiorno offrono un'esperienza unica perché si trovano completamente immersi nella cultura del luogo ed offrono servizi e strutture del tutto particolari.
8. Apprendimento: Adoro imparare. Più un evento mi permette di farlo, di tornare a casa dopo aver appresso delle nozioni interessanti, pratiche e strumenti che posso usare subito, più mi rende felice. Infatti, questo è uno degli aspetti più rilevanti per chi frequenta eventi e conferenze: imparare qualcosa di nuovo, trarre ispirazione, trovare nuove strategie e soluzioni per risolvere i propri problemi.
9. Organizzatori: Gli organizzatori sono "accessibili". Umili, amichevoli e sempre aperti a nuovi suggerimenti ed idee. Gli organizzatori sono il cuore e l'anima del festival e la loro attitudine e disponibilità trasmette e comunica il vero spirito dell'evento.
10. Design dell'evento: L'evento è concepito e realizzato per i partecipanti dai partecipanti stessi. Singoli individui, aziende ed enti pubblici sono invitati con largo anticipo a proporre le loro idee sui contenuti, i panel, i workshop e le sessioni dell'evento. Tutti hanno voce in capitolo e possono contribuire a dare forma al programma dell'edizione successiva, ai partecipanti che saranno invitati o gli eventi in programma.

In Italia, si tiene ogni anno un evento che si avvicina molto ad avere tutte queste caratteristiche, ed è pure gratis potervi partecipare. È il Festival Internazionale di Giornalismo, che si tiene nella splendida città di Perugia durante il mese di Aprile.

Ho avuto la fortuna, grazie a Media140 e Vittorio Pasteris di poter essere invitato a questo evento per gli ultimi due anni e, per molte delle motivazioni che ho espresso sopra, sono diventato un fan immediato del Festival.

Alla luce di quanto scritto sopra, quest'anno ho deciso di pianificare un'intervista con gli organizzatori del Festival, Arianna Ciccone e Chris Potter, per scoprire direttamente da loro come hanno concepito inizialmente l'idea di creare un Festival e quali sono stati gli ostacoli principali che hanno incontrato sul loro cammino.

In questo articolo trovi le loro risposte appassionate, le loro idee, le preoccupazioni e le speranze per il futuro, collezionate in una serie di brevi video girati durante l'edizione del Festival di quest'anno.

Se ti interessa migliorare la qualità dei tuoi eventi dal vivo, avendo un'idea di cosa succede dietro le quinte di un festival, o cosa ci vuole per portare più di 450 giornalisti ed esperti del settore in uno dei luoghi più belli d'Italia, in questo articolo troverai degli spunti interessanti che Arianna e Chris hanno voluto condividere con me.

 

1) Com'è Nato Il Festival di Perugia

Chris: Com'è Nato il Festival di Giornalismo

Durata: 1:40

Trascrizione completa tradotta in italiano

Chris Potter: Ti dirò, Robin.

Per prima cosa, se ci sono discrepanze di qualunque tipo tra ciò che dico io e ciò che dice Arianna, naturalmente io ho ragione e lei torto.[ride]

La storia è questa: un paio d'anni fa - sei anni fa - eravamo in giardino e lei mi disse: "Christopher, che ne pensi di un festival di giornalismo?" Ed io risposi: "Sei pazza. Non si può fare."

La sua idea era che c'erano diversi festival in Italia, di diverso tipo: musica, scienza, filosofia, ecc. Non ce n'era uno di giornalismo. E lei, essendo un'ex giornalista, appassionata della materia, mi chiese:

"Perché non c'è un festival di giornalismo dove le persone interessate a quest'argomento possono andare ad imparare, incontrare altra gente e godersi il giornalismo per ciò che è?"

Da quel momento è nata l'idea di provare a creare in qualche modo un festival sul giornalismo.

La prima edizione è stata nel 2007, come sai. È stata un successo perché le persone sono venute... Poi la seconda edizione, la terza, la quarta e adesso la quinta: è cresciuto enormemente. È come se avesse una sua particolare spinta propulsiva che lo spinge sempre avanti.

 

Arianna: Da Dove Nasce l'Idea del Festival

Durata: 0:37

Arianna Ciccone: Il Festival nasce da una frustrazione.

Io sono giornalista, però mi sono fermata in tempo, quando ho capito che avrei fatto una vita da precaria.

Ho fondato la mia agenzia di comunicazione. Ho iniziato a lavorare per eventi culturali per le istituzioni, dopodiché la passione per il giornalismo, quando ce l'hai, non ti abbandona più e quindi ho pensato: "Adesso faccio un evento sul giornalismo."

[Ho scelto] Perugia perché ci vivo. Per me era ovvio che la scelta di vita che ho fatto coincidesse con quella di lavoro: ho scelto di vivere in campagna, di vivere in una città piccola con dimensioni umane, quindi per me era naturale portare qui il Festival.

 

2) Cosa Rende Unico il Festival di Perugia

L'atmosfera del Festival

Durata: 0:36

Chris Potter: È incredibile quante persone valide con buona volontà e capacità di organizzarsi rendano il Festival quello che è.

Noi non possiamo creare un'atmosfera, ma l'atmosfera che si respira qui e che le altre persone notano, è come una boccata d'aria fresca. È qualcosa di nuovo. È qualcosa di diverso. È uno spirito di collaborazione ed interazione che - parlando con altri giornalisti - non si trova facilmente in altri eventi del genere.

In molti eventi mediatici ci sono giornalisti professionisti che ascoltano altri giornalisti professionisti che parlano. Qui invece si ha un mix, molto ricco e molto unico, cosa che ritengo abbia molto valore.

 

Auto-Organizzazione

Durata: 1:22

Chris Potter: È impossibile per due, quattro, anche dieci persone, organizzare tutto. Noi l'abbiamo solo messo in moto e, curiosamente, il Festival si alimenta di vita propria.

Ci sono 450 presentatori quest'anno, 200 volontari, 300 giornalisti accreditati.

Come è possibile organizzare tutte queste persone? Non si può fare. Puoi solo organizzare una struttura di base, metterla in moto ed affidarti alla buona volontà dei partecipanti - e incredibilmente, la cosa funziona. Se mi chiedi: "perché?" o "come?" francamente, non ne ho idea.

C'è una celebre scena nel film Apocalypse Now. Charlie Sheen sta risalendo il fiume e arriva in questo campo militare americano nel mezzo del nulla. C'è questo pompatissimo soldato americano nero che incontra Charlie Sheen e lui, per correttezza, chiede al tizio: "Chi è il capo?" Ed il soldato risponde: "Non sei tu?"

In altre parole, l'impressione è che ci sia qualcuno al comando. In realtà, non c'è nessuno, perché il campo ha il suo modo di autogestirsi. I giornalisti sono tendenzialmente persone pratiche. Sono persone indipendenti. Se c'è un panel e nessuno si fa vivo, altri giornalisti si daranno da fare. Scambieranno le proprie opinioni e da lì si proseguirà in qualche modo.

Il Festival, nonostante le dimensioni, è coerente ed in controllo, sebbene oggettivamente sia impossibile che solo due persone lo gestiscano nella sua totalità.

 

Arianna: I Volontari

Durata: 1:20

Arianna Ciccone: L' idea dei volontari è venuta il secondo anno. Io ho pensato che questa poteva essere una strategia per coinvolgere quanto più possibile i giovani che venivano anche da altri paesi del mondo.

Considera che noi abbiamo 200 volontari che arrivano da letteralmente tutto il mondo e noi offriamo loro l'ospitalità.

Queste persone arrivano la settimana del Festival, quindi la parte sui contenuti da Settembre a Febbraio viene fatta sostanzialmente da noi (siamo otto persone).

I volontari vengono qui e animano letteralmente la manifestazione con la loro passione, con la loro energia, con il loro entusiasmo per questa professione, perché sono tutti aspiranti reporter o giornalisti. È questo quello che vogliono fare da grandi ed hanno un profilo culturale molto alto. Sono ragazzi che parlano almeno due lingue, quasi tutti laureati, con molte competenze professionali.

Qui sperimentano: fanno web TV, fanno web radio, fanno i giornalisti, perché si formano e si creano i loro link, le loro conoscenze. Fanno molto networking qui - e questa è secondo me la chiave della bellezza di questo Festival, perché si incontrano i giornalisti fra di loro, si incontra il pubblico con grosse firme del giornalismo, si incontrano gli aspiranti giornalisti fra di loro con i giornalisti e con il pubblico.

 

3) Come Organizzare il Festival ed i Presentatori

Perdere il Controllo

Durata: 2:10

Chris Potter: Forse ciò che abbiamo scoperto è che più cose deleghi, più sei preparato a perderne il controllo, meglio è - specialmente con i giovani.

Se dai un'occhiata ai contenuti del Festival, ogni evento singolo, panel dopo panel, workshop dopo workshop, la maggior parte di questi non sono affatto organizzati o strutturati da noi del Festival.

Esternalizziamo il 90% dei contenuti. Ad esempio, se scorri la lista vedrai i loghi di AgoraVox, Columbia Journalism Review, Radio Radicale. Loro, o chi per loro, suggeriscono un argomento e noi diciamo: "Sì, ci piace.". Questo accade circa ad Ottobre - Novembre ogni anno prima del Festival. Loro suggeriscono i presentatori, noi diciamo: "OK, ci sta bene", paghiamo perché i presentatori vengano, forniamo il viaggio e l'alloggio - come standard - ed il panel od il workshop dopo diventa parte integrante del Festival.

Per certi versi, noi non siamo esperti. Nessuno vuole stare a sentire noi. Noi forniamo solo la piattaforma per gli esperti veri come te Robin od altri, per parlare al pubblico. L'unico modo in cui puoi riuscirci è perdere il controllo.

Se esiste un ingrediente magico, credo davvero sia semplicemente questo - abbandonare il controllo, darlo ad altri, anche ai giovani. Ad esempio, quest'anno c'erano un paio di panel che sono stati organizzati da ex volontari del Festival.

In sostanza, alcune persone che hanno avuto il loro primo contatto con il Festival in veste di volontari, l'anno dopo si sono detti: "Vorrei proporre quest'idea per un panel." In alcuni casi specifici, noi diciamo: "Sì, va bene." Queste persone sono totali sconosciuti, nel senso che non sono giornalisti professionisti, non sono conosciuti, né sono celebrità. A noi piace solo l'idea, non chi l'ha proposta. Lo fanno, nonostante abbiano un'esperienza molto limitata come giornalisti professionisti. Anche coloro che non sono dei professionisti riconosciuti possono fornire contenuti ed idee estremamente stimolanti e, ripeto, anche in questo caso è importante perdere il controllo.

 

Arianna: Il Festival Sei Tu

Durata: 0:31

Arianna Ciccone: Il messaggio è questo - perché il Festival non ha nessun comitato scientifico. Il Festival è fatto dalla Rete, da chi ha la passione per questo mestiere, per queste tematiche.

Chi vuole, propone.

Noi a Settembre ogni anno lanciamo la campagna Your Festival - quindi proponi le tue idee per il Festival - e solitamente gran parte dei contenuti arrivano proprio dall'esterno.

È questa è la bellezza della Rete, perché i contenuti, le proposte di contenuto sul Festival, arrivano letteralmente da tutto il mondo: dalla Columbia Journalism Review a RIA Novosti - l'agenzia russa.

 

Come Far Partecipare Ospiti Importanti

Durata: 0:24

Arianna Ciccone: Senza la Rete non sarebbe stato possibile.

Due perfetti sconosciuti utilizzano bene i social network, la Rete ed alcune piattaforme, contattano grossi nomi, naturalmente soprattutto gli stranieri attraverso una semplicissima email o account Twitter / Facebook - riusciamo a portarli così.

Ci tengo a dire però che per il giornalismo italiano, il primo anno nessun direttore è voluto venire al Festival, tranne Ezio Mauro.

 

4) Quali Sono gli Ostacoli Maggiori nell'Organizzare un Festival

Gli Ostacoli Peggiori

Durata: 3:30

Chris Potter: Ci sono due ostacoli:

1. Uno è se noi due - Arianna ed io - vogliamo davvero spendere cinque mesi dell'anno mettendo insieme qualcosa di così gigantesco, perché le frustrazioni sono parecchie e, francamente, lavorare per organizzare altre persone non è proprio il massimo: è complesso, tedioso, ripetitivo.

   Organizzare un festival non è come dieci minuti fa, prendere una bibita con 1000 altri giornalisti in un contesto meraviglioso in Umbria con vino e cibo favolosi.

   La maggior parte del festival è stare seduti al computer a scrivere email alle persone, chiedendo: "Per favore dimmi che volo ti viene meglio prendere... quando arrivi a Perugia... perché non mi hai risposto... il panel è il giorno X, non il giorno Y..." Questo vuol dire organizzare un festival, e non è granché interessante.

   Questo è il primo ostacolo: se vogliamo davvero trascorrere cinque mesi ogni anno a fare queste cose.





2. Il secondo è se convenga fisicamente, perché... siamo onesti: è un festival, ad ingresso libero. Nessuno compra un biglietto.

   Tutti i soldi per il Festival vengono dagli sponsor.

   Per sostenere un festival di questa portata - 450 presentatori, ecc. - hai bisogno di un gran numero di fondi. Il budget esiste solo perché degli sponsor sono preparati ad investire nel Festival. Gli sponsor sono sia aziende private, sia istituzioni pubbliche.

   Quando le persone investono soldi, vogliono qualcosa in cambio. Il tornaconto può essere interpretato in molti modi diversi.

   Una forma di tornaconto è che gli sponsor inseriscono il loro logo nel programma del festival, il festival ha successo, il successo dell'evento è associato con tale logo ed il logo acquista maggiore credibilità e valore come conseguenza.

   L'altra forma di tornaconto è che gli sponsor vogliono partecipare attivamente nel Festival. Cosa vuol dire? Ti dicono: "Christopher, che ne pensi se il nostro AD parla in questo panel?" La mia risposta è: "Scusami, il tuo AD non sa nulla di giornalismo. A che titolo dovrebbe parlare nel panel? Questo è un festival di giornalismo." La loro risposta è: "OK, magari non sono giornalisti, ma sono persone molto importanti e noi siamo lo sponsor. Paghiamo X, ergo dobbiamo avere lo spazio Y" È una cosa accettabile? In alcuni casi, forse, sì. In altri, forse, no.

   Devi giocare la carta dell'equilibrio tra ciò che ritieni sia una richiesta accettabile da parte di uno sponsor - perché senza gli sponsor non esisterebbe il Festival - e ciò che ritieni una richiesta inaccettabile da parte di uno sponsor, e allora dici no.

   Dobbiamo essere prudenti a gestire gli sponsor, ma al tempo stesso, il Festival risulta credibile solo ed esclusivamente perché i presentatori hanno una loro credibilità come giornalisti, non perché lavorano per Vodafone, Unicredit, e / o altre compagnie - e questo è un equilibrio delicato. Dato che è delicato e dato che è importante, è anche stressante.

 

Arianna Ciccone: L'Ostacolo Più Grosso che Ho Incontrato

Durata: 0:38

Arianna Ciccone: ...forse far capire agli stessi giornalisti, all'establishment del mondo del giornalismo italiano (almeno ad una parte) che questo Festival era una figata, che l'idea di parlare di giornalismo, aprendosi ad un pubblico quanto più ampio possibile non di settore, per addetti ai lavori, era forse, la cosa giusta al momento giusto, vista la rivoluzione in cui in quel momento era immerso il mondo del giornalismo. Quando siamo partiti si parlava addirittura della fine dei giornali di carta, il web aveva travolto tutto.

Oggi siamo già in una fase di riflessione su questo tipo di realtà. Allora, quando siamo partiti era un trauma.

 

5) L'Apprendimento Avanzato come Modello di Business per il Futuro

Modelli di Business per il Festival

Durata: 1:28

Chris Potter: Un'idea è far pagare il biglietto.

Penso che se ci fosse un biglietto da pagare per ogni evento, sarebbe come per Mantova. Al Festival della Letteratura di Mantova compri un ticket per ogni evento. Anche se il prezzo è relativamente basso - tipo €5, o €8, a seconda dell'evento - questo penso cambi l'atmosfera del festival.

Credo che se fosse necessario pagare un prezzo, anche modesto, questo cambierebbe in maniera profonda il Festival per come lo conosciamo. Non penso sia una buona idea. La ragione del suo successo è il fatto che è accessibile a tutti.

Il motivo per cui è nato il Festival era rendere il giornalismo accessibile a tutti. Se metti un prezzo, anche limitato, le cose cambiano.

In secondo luogo, si potrebbe avere un sistema nel quale le persone sono invitate a contribuire economicamente con una cifra che pensano sia ragionevole per aiutare a mantenere vivo il Festival. Non penso che così si raccoglierebbero abbastanza fondi, però. Se è una donazione volontaria da persone interessate al Festival, questa non avrebbe il peso necessario per fare una differenza tangibile.

L'altra possibilità è stimolare la presenza di più sponsor. Una caratteristica attuale del Festival è che non sono presenti sponsor di livello internazionale. Ci sono compagnie internazionali come Vodafone e Nestlé, ma sono solo le loro filiali italiane a sponsorizzare l'evento.

Il futuro sarebbe, in via ipotetica, che una importante organizzazione mediatica decida di avere interesse nel supportare il Festival, perché penso che da un punto di vista giornalistico, questo sia un evento valido. Ciò risolverebbe i problemi finanziari, vedremo.

 

Arianna Ciccone: Il Futuro È nei Workshop

Durata: 0:34

Arianna Ciccone: Secondo me il Festival va potenziato ancora di più.

Sicuramente io voglio potenziare, come abbiamo fatto quest'anno, l'aspetto dei workshop perché è questa la cosa interessante per i ragazzi che vengono qui.

Al di là dei vari panel che comunque fanno bene alla nostra "anima", questi ragazzi hanno bisogno di formazione. Sono loro stessi che lo chiedono, io lo vedevo anche dalle domande che facevano durante i vari incontri.

Abbiamo già potenziato i workshop: sono gratuiti e sono fatti da personaggi di altissimo livello. Questo è un aspetto che va potenziato ancora di più. Ne dobbiamo fare ancora di più perché i ragazzi da qui se ne devono andare con qualcosa fra le mani.

 

6) Logistica e Dietro le Quinte

Dietro le Quinte del Festival: L'Ospitalità - Francesca Cimmino

Durata: 1:43

Francesca Cimmino: Io sono Francesca Cimmino e sono la responsabile dell'ospitalità qui al Festival.

E' tutta colpa di Arianna, è stata lei a coinvolgermi. Mi ha chiamata, era il primo Gennaio, e mi ha detto: "Fra, abbiamo bisogno di te". Arianna è mia cugina, quindi ho detto di sì e da allora è stato un calvario.

Per esempio mi viene in mente che l'altra sera... molto spesso gli ospiti arrivano di notte. Noi siamo sempre in contatto con loro, però magari alle 2 di notte il telefono non lo senti. L'autista ha portato [l'ospite] in un hotel sbagliato, allora il signore dell'hotel era in difficoltà - tra l'altro era il turno di notte, quindi non c'era il responsabile. E' stato il panico per un attimo. Avevano pensato di rimandarlo a Foligno a dormire perché gli hotel erano tutti pieni. È stato il caos.

Ho trovato sei chiamate, era notte quindi mi stavo lavando i denti. Sono tornata per andare a dormire ed ho visto sei telefonate... ho detto: "Che è successo?" Ho chiamato l'albergo e stavano mandando via l'ospite. Li ho presi per un pelo. Avevano sbagliato hotel... in realtà la camera c'era, ma era a tre passi da lì.

Io non pensavo che ci fossero tanti volontari, che ci fosse tanta partecipazione e di persone così giovani. Non pensavo davvero

Il festival è il primo anno che lo vivo qui.

È impressionante la voglia dei giovani di fare i giornalisti in un paese così malandato come il nostro, dove il giornalista è costretto tra due forze: tra il potere e il dover comunicare le notizie.

Vedere questi ragazzi che invece vogliono, che cercano, e che hanno un contatto diretto con le persone che sono i loro miti - è stata una cosa fenomenale per me. È stato molto bello.

Vedere anche la disponibilità, anche dei VIP, a venire qui. Sono tutte persone che vengono gratuitamente al Festival e che danno il loro contributo soprattutto ai giovani. Non smettono mai di concedere interviste, fotografie. Sono sempre disponibili - questo mi ha stupito molto.

Nota: Questo Sabato, 21 Maggio, Robin terrà un workshop di un giorno intero a Roma, dedicato a capire come creare un canale tematico di notizie, attingendo e selezionando solo il meglio da tutte le fonti presenti su Internet e come scoprire nuovi autori rilevanti per la tua nicchia.

Ecco il link per registrarti e tutte le informazioni:
http://bit.ly/one-day-workshop-newsmastering-dalla-a-alla-z

 

Video girati da Robin Good per MasterNewMedia e pubblicati per la prima volta il 16 Maggio 2011 con il titolo: "Come Organizzare Un Evento Internazionale: Dietro Le Quinte Del Festival Di Perugia". Trascrizione video e traduzione di Daniele Bazzano ed Elia Lombardi.

Arianna Ciccone

Arianna Ciccone è la fondatrice ed il direttore del Festival Internazionale di Giornalismo di Perugia.

Arianna Ciccone è nata a Napoli nel 1970 dove è cresciuta ed ha conseguito una laurea in filosofia nel 1994. Dopo aver frequentato l'Istituto per la Formazione al Giornalismo di Urbino, ha iniziato a lavorare come reporter per una stazione radio locale nel 1996, e dopo come corrispondente locale per il quotidiano Il Messaggero. In anni recenti ha lascito il giornalismo sul campo per fondare insieme ad altri l'agenzia di comunicazione Il Filo di Arianna nel 2000.

Ha inaugurato il Festival Internazionale di Giornalismo nel 2007, il cui obiettivo è far conoscere il meglio del giornalismo internazionale al più alto numero di persone possibili. La partecipazione a tutti gli eventi del Festival è gratuita.

Nel 2010 Arianna ha creato il sito di attivismo cittadino Valigia Blu che affronta problematiche legate all'importanza dei media in Italia.

Chris Potter

Chris Potter è il direttore del Festival Internazionale di Giornalismo di Perugia oltre ad essere partner de Il Filo di Arianna. Chris ha studiato ingegneria informatica alla University of Newcastle-upon-Tyne.

 

Scritto da Robin Good per MasterNewMedia.