Gli online meeting schedulers sono strumenti automatici e servizi web che aiutano te e i tuoi contatti a scegliere la data e l'orario che meglio si adattano alle vostre esigenze di organizzare un incontro fisico o virtuale. Invece di fare un sacco di chiamate via telefono o di mandare decine di email, questi strumenti di collaborazione possono aiutarti a trovare il momento giusto per effettuare un meeting e organizzare tutto senza fatica.

Photo credit: homestudio

Come probabilmente avrai già capito, per organizzare un meeting (sia online che nel mondo reale) il problema principale che tutti hanno è quello di trovare uno orario compatibile con gli impegni di tutti i partecipanti. E' un dato di fatto che spesso si spreca più tempo a "trovare il tempo" piuttosto che a programmare gli appuntamenti.

Gli online meeting schedulers ti permettono di semplificare questo procedimento rendendolo più efficace e affidabile. Devi semplicemente indicare i tuoi slot di tempo disponibili in un calendario e la stessa cosa faranno tutti gli invitati all'incontro. Sarà poi il servizio di meeting scheduler a cercare di far combaciare le date e gli orari in cui sono disponibili i diversi partecipanti.

Non solo. I programmatori di appuntamenti ti permettono normalmente di importare la lista delle email dei tuoi contatti, di impostare il fuso orario della tua zona e di ricevere notifiche via mail in diretta tutte le volte che gli invitati mettono in calendario l'orario ideale per loro in cui svolgere il meeting.

Per coloro che usano già i calendari di Outlook, iCal o Google Calendar, è possibile integrare i popolari e familiari servizi di programmazione con gli online meeting scheduler in modo tale da poter gestire tutti gli appuntamenti tramite un'unica interfaccia, mantenendo aggiornate tutte le informazioni sui tuoi appuntamenti.

In questa guida comparativa di MasterNewMedia potrai trovare una lista completa di tutti i servizi di online meeting scheduler disponibili in rete, accompagnata da una tabella di comparazione che mette in evidenza i punti di forza e le funzionalità, secondo i seguenti criteri:

• Inviti al meeting: aggiornamento automatico via mail a tutti gli invitati.
• Fusi orari: supporto per la programmazione di appuntamenti con gli orari di diverse zone geografiche.
• Importazione di email: importare email da una lista di contatti.
• Integrazione con i siti web: widget embeddabile da poter integrare o pubblicare nel tuo sito web.
• Funzionalità Pro: prezzi dell'account pro e funzionalità relative.

Se stai cercando di semplificare e velocizzare i tempi di organizzazione un meeting di gruppo, questa serie di servizi di programmazione automatica di appuntamenti online ti sarà molto utile.

Online Meeting Schedulers - Tabella di Confronto

Online Meeting Schedulers

1. GenBook
   
   
   
   GenBook è un online meeting scheduler che semplifica il procedimento di creazione di appuntamenti con i tuoi clienti. Per prima cosa devi confermare la tua disponibilità per una determinata settimana su una bacheca interattiva e subito dopo puoi aggiungere il pulsante "Prenota Ora" sul tuo sito web. Per richiedere un appuntamento i tuoi clienti devono cliccare sul pulsante presente nel tuo sito e, se a loro va bene il tuo periodo di disponibilità, viene spedita automaticamente una email di conferma senza bisogno di nessuna supervisione da parte tua. In seguito, ti viene inviato un altro messaggio per ricordati che l'incontro è stato organizzato. Se non hai un sito web, GenBook ti fornisce una pagina di programmazione personale che permette ai tuoi clienti di confermare gli appuntamenti online, in tempo reale. GenBook attualmente non supporta diversi fusi orari e non ti permette di importare la lista dei tuoi contatti email. Una completa gamma di funzionalità (prenotazioni illimitate, il pulsante "Prenota Ora", un calendario di appuntamenti, etc) è già disponibile registrandosi gratuitamente. I piani tariffari partono da 19.95 dollari al mese e ti forniscono funzionalità avanzate come la possibilità di ricevere pagamenti da una carta di credito, ricevere notifiche via SMS per gli appuntamenti programmati, sincronizzare il tuo calendario con Outlook, iCal, Google Calendar e altri servizi. E' disponibile una versione di prova gratuita.
   
   http://www.genbook.com/
   
   
   
   
   
   
   
2. Google Calendar
   
   
   
   Google Calendar è una soluzione gratuita per programmare appuntamenti che chiunque abbia un account su Google può usare. Con Google Calendar hai a disposizione una bacheca che ti permette di aggiungere un appuntamento e di impostare la ricezione di una notifica (via pop-up o email). Puoi anche aggiungere un nuovo incontro grazie alla funzione "Quick Add" semplicemente definendo quando avrà luogo il meeting (es. domani training ore 16:00). Ogni calendario è condivisibile con altri utenti di Google scelti da te e funziona su diversi fusi orari. Se altre persone condividono un calendario con te, potrai vedere gli appuntamenti e ( se concesso dal proprietario del calendario) aggiungere o rimuovere incontri. Avere una visione completa di tutti i calendari dei tuoi collaboratori ti permette di decidere quale sarà il momento migliore per incontrarti con gli altri membri del tuo team. Ogni procedura richiede una tua conferma e puoi anche sincronizzare i tuoi appuntamenti su Google Calendar con altri strumenti di programmazione software o web-based. Abilitando una funzione apposita nella sezione "Labs", puoi anche condividere file con gli altri invitati al tuo calendario. Non è possibile importare una lista di contatti email e l'integrazione con i siti web. Google Calendar funziona anche sui cellulari ed è completamente gratuito.
   
   http://www.google.com/calendar
   
   
   
   
   
   
   
3. Doodle
   
   
   
   Doodle ti consente di trovare l'orario migliore per organizzare un meeting. Puoi creare un sondaggio con diverse alternative e indicare la tua disponibilità per un determinato periodo di tempo. Quando spedisci il tuo sondaggio agli altri, gli invitati possono definire l'orario migliore nel quale possono prendere parte all'appuntamento. Una volta che hai ricevuto tutte le risposte, Doodle sceglie automaticamente l'orario migliore per tutti i partecipanti. Il servizio genera anche una email di promemoria che puoi utilizzare per invitare i presenti e definire il programma dell'appuntamento. Doodle supporta i fusi orari e funziona anche su dispositivi mobili, si integra con Facebook e iGoogle. E' gratuito e la registrazione non è obbligatoria. Se ti registri però potrai sincronizzare il tuo sondaggio con i tuoi calendari esistenti (Outlook, iCal, Google Calendar, etc.) grazie al plugin di Doodle e spedire inviti via mail in modo automatico. Non puoi importare indirizzi email né integrare il servizio dentro un sito web. Doodle è anche disponibile in una versione professionale per aziende e società: è disponibile in versione gratuita ma integra annunci pubblicitari, in alternativa costa 240 dollari all'anno.
   
   http://www.doodle.com/
   
   
   
   
   
   
   
4. Meet-O-Matic
   
   
   
   Meet-O-Matic è un servizio web-based completamente gratuito che ti aiuta a trovare una data disponibile per i tuoi meeting di gruppo. Senza necessità di registrarti, avrai una semplice interfaccia a calendario dove inserire la tua disponibilità e invitare altri partecipanti a seguire il tuo meeting. Ogni invitato riceverà una richiesta di incontro e un modulo dove indicare le proprie informazioni circa la disponibilità. Successivamente raccoglierai tutte le risposte e potrai programmare l'incontro nel momento più appropriato per ciascuno. Ogni passaggio richiede una tua supervisione perché questo servizio non funziona in modo automatico. Non puoi sincronizzarlo con altri calendari. Un piano Pro è disponibile per 19.99 dollari all'anno e ti offre funzionalità avanzate come: programmazione degli eventi più raffinata (fino a intervalli di 15 minuti), gestione dei fusi orari, interfaccia migliore del programma, opzioni di rimborso e altro. Una versione di prova è disponibile gratuitamente. E' possibile anche ottenere una versione personalizzata del servizio su richiesta. Non è possibile importare una lista di contatti email o integrare il servizio in un sito web.
   
   http://www.meetomatic.com/
   
   
   
   
   
   
   
5. TimeBridge
   
   
   
   TimeBridge è un servizio di programmazione online che ti aiuta a programmare a gestire tutti i tuoi calendari e a scegliere l'orario e la data migliore per fare un incontro online. Quando ti registri al servizio devi selezionare un sistema di calendario che già possiedi (Google Calendar, Outlook, iCal, etc.) e indicare il tuo fuso orario. TimeBridge sincronizza automaticamente tutto i tuoi calendari e ti fornisce una bacheca da dove puoi gestire tutti i tuoi appuntamenti con una sola occhiata. Anche tutti i dati che hai dentro i tuoi calendari, come gli indirizzi email e i contatti, vengono sincronizzati. Puoi anche scegliere quali calendari condividere con i tuoi colleghi, puoi permettere loro di modificarli o semplicemente di consultarli. Se desideri organizzare un incontro, devi semplicemente indicare la tua disponibilità per una data e orario specifici e selezionare una lista di invitati. TimeBridge invierà automaticamente una mail a tutti gli invitati, richiendendo l'indicazione (in relazione all'orario scelto da te) delle disponibilità di orario per il meeting. Una volta ricevute tutte le risposte, il servizio confronta tutte le opzioni possibili e programma l'incontro soltanto quando (e se) tutti gli invitati sono disponibili. TimeBridge supporta anche l'integrazione con i siti web grazie ad un widget embeddabile su qualunque pagina web o social media che mostra quando sei disponibile oppure occupato a fare un meeting. TimeBridge è completamente gratuito.
   
   http://www.timebridge.com
   
   
   
   
   
   
   
6. Presdo
   
   
   
   Presdo è un servizio web-based completamente gratuito che ti evita di mandare tonnellate di email per organizzare un meeting. Sulla homepage del sito di Presdo, devi solo inserire una breve descrizione del tuo appuntamento (es. meeting con John Smith, questa settimana, alle 3pm, fuso di Berlino). Puoi anche proporre diversi orari (es. Martedì o Venerdì alle 8pm) o chiedere prima ai tuoi invitati di suggerire una data e un orario. Presdo processa automaticamente le richieste e crea una proposta di invito. Dopo (se sei registrato) puoi spedire la proposta di invito ai tuoi ospiti o salvare il tuo meeting su un sistema di calendario di un terso come Outlook o Google Calendar. Non hai bisogno di essere registrato per rispondere ad un invito. I tuoi invitati riceveranno la tua proposta di incontro per accettare o suggerire un altro momento in cui preferiscono fare il meeting. Il giorno prima di qualunque evento che hai programmato, Presdo ti manda una mail per ricordarti della data di inizio dell'evento. Puoi anche programmare un meeting installando il bookmarklet di Doodad sul tuo browser. Non è possibile integrare il servizio con un sito web o importare contattati email.
   
   http://www.presdo.com/
   
   
   
   
   
   
   
7. TimeToMeet
   
   
   
   TimeToMeet è un programmatore di appuntamenti web-based che ti aiuta a trovare il miglior orario comune per organizzare un meeting. Gratuito da usare, TimeToMeet ti fornisce un calendario interattivo dove puoi "disegnare la tua disponibilità" colorando le slot di tempo che preferisci. Puoi dare un titolo al tuo evento, scegliere un fuso orario, indicare gli indirizzi email dei tuoi invitati e decidere se spedire un invito al meeting o condividere il link del tuo calendario personale utilizzando il tuo personale client di posta. Se desideri avere accesso alle funzionalità avanzate puoi passare alla versione Pro a pagamento che ti permette di sincronizzare il tuo calendario e i tuoi contatti con il sistema di calendario che già utilizzi (Outlook, iCal o Google Calendar) ed ottenere una URL specifica alla quale la gente può fare riferimento per programmare degli incontri con te. La tariffa della versione Pro di TimeToMeet è di 3 dollari per 3 mesi o di 5 dollari per 6 mesi. Non è disponibile integrare il servizio in un sito web.
   
   http://www.timetomeet.info/
   
   
   
   
   
   
   
8. Meeting Wizard
   
   
   
   Meeting Wizard ti permette di programmare appuntamenti nell'ora migliore per tutti i partecipanti senza dover assistere a scambi di email infiniti. Scegli le persone che vuoi incontrare e dopo proponi diversi slot di tempo, secondo la tua disponibilità. Puoi indicare i tuoi slot utilizzando un comodo menu e aggiungendo gli intervalli di tempo che hai scelto ad un formulario. Puoi anche specificare un fuso orario. Se ti registri al servizio, potrai importare gli indirizzi email dalla tua lista di indirizzi di Meeting Wizard semplicemente con un click. Dopo che hai definito alcune altre opzioni come il luogo dell'incontro, se l'organizzatore dell'incontro vi parteciperà e il tipo di incontro (reale oppure online), potrai chiedere alle persone di rispondere e di indicare la loro disponibilità. Quando avrai raccolto e visionato tutte le risposte potrai programmare l'incontro con tutti. Una mail di notifica verrà inviata a tutti i partecipanti come promemoria. Meeting Wizard è gratuito. All'inizio non è possibile accedere alla versione Pro. Non supporta l'integrazione con i siti web.
   
   http://www.meetingwizard.com/
   
   
   
   
   
   
   
9. WhenIsGood
   
   
   
   Per sapere quando i tuoi colleghi o amici sono liberi per partecipare ad un incontro, puoi usare WhenIsGood. Questo online meeting scheduler è gratuito e ti permette di scegliere diversi intervalli di tempo da sottomettere ai tuoi invitati e di decidere quando ognuno è libero di partecipare al meeting. Senza bisogno di nessuna registrazione, hai accesso ad un calendario dove puoi specificare la tua disponibilità. Se non ti trovi nella stessa zona dei partecipanti, controlla l'apposito box e scegli il tuo fuso orario. Successivamente viene assegnato un codice al tuo appuntamento di cui hai bisogno per accedere in futuro al tuo appuntamento. Dopo aver salvato il codice potrai: modificare il tuo periodo di disponibilità, spedire un invito a tutti i partecipanti e controllare tutte le risposte che ricevi. Puoi anche scegliere di ricevere un avviso ogni volta che ti viene inviata una risposta e sincronizzare i tuoi eventi con il tuo proprio sistema di calendario. Il prezzo dell'account premium è di 5 dollari all'anno e di permette di definire in modo più preciso gli intervalli di tempo che sono "ideali per te", "preferiti", o "possibili, ma non ideali". Non puoi integrare il servizio in un sito web né importare i tuoi contatti email.
   
   http://whenisgood.net/
   
   
   
   
   
   
   
10. ScheduleOnce
    
    
    
    ScheduleOnce è un plugin gratuito per Google Calendar che permette a tutti i tuoi partecipanti ad un incontro di confrontare in tempo reale la propria disponibilità e di trovare il momento ottimale per svolgere l'incontro. Dopo aver scaricato ed installato ScheduleOnce nel tuo Google Calendar ti verrà fornito un box aggiuntivo che ti permetterà di gestire i tuoi incontri. Tu dovrai semplicemente inserire la tua disponibilità provvisoria e verrà generato un link che potrai inviare ai partecipanti. Una volta che tutti gli invitati ti avranno risposto, potrai controllare la disponibilità di ogni gruppo utilizzando una bacheca interattiva. Grazie a questa bacheca, ScheduleOnce riconosce automaticamente le disponibilità di tempo di tutti gli invitati in modo che tu potrai scegliere lo slot di tempo migliore in cui incontrarli. Il servizio a questo punto creerà un nuovo appuntamento nel Google Calendar con tutti gli invitati e spedirà un invito a ciascuno. I fusi orari sono supportati ma non è possibile integrare il servizio in un sito web né importare liste di contatti email. ScheduleOnce è ottimizzato per funzionare su Firefox, Safari, Internet Explorer 8 e Google Chrome.
    
    http://www.scheduleonce.com/
    
    
    
    
    
    
    
11. ClickBook
    
    
    
    ClickBook è un servizio web-based gratuito che fornisce un servizio di prenotazione online ai tuoi clienti. Inserendo un pulsante "Prenota Adesso" nel tuo sito web, darai ai tuoi utenti la possibilità di contattarti 24 ore la settimana e 7 giorni su 7 per fissare un appuntamento senza nessuna supervisione da parte tua. Se non possiedi un sito, ClickBook crea gratuitamente un mini-sito con un indirizzo specifico per gestire le procedure di programmazione degli appuntamenti. Ogni volta che un cliente prenoterà un appuntamento riceverai una mail automatica di notifica ma potrai anche ricevere le notifiche via SMS (tramite un servizio a pagamento che costa 4 dollari per 25 SMS). Per gestire i tuoi incontri ti verrà fornita una bacheca interattiva dove potrai consultare, controllare, stampare e scaricare tutti i tuoi appuntamenti. Potrai anche sincronizzare il tuo calendario di ClickBook con servizi di calendari di terze parti come Outlook o iCal. Se hai un team di persone che lavorano con te, potrai gestire anche tutti i loro appuntamenti direttamente dal tuo calendario e ricevere via mail le notifiche inviate dai clienti. Altre funzionalità ti permettono di trovare il prossimo slot di tempo libero in cui fissare nuovi appuntamenti, di gestire prenotazioni multiple, di evitare evitare che vengano fissati più appuntamenti in un o stesso momento e altro ancora. Non supporta i fusi orari né l'importazione di contatti email. E' richiesta la registrazione.
    
    http://www.clickbook.net/
    
    
    
    
    
    
    
12. Diarised
    
    
    
    Diarsed è un servizio si programmazione di appuntamenti online che ti permette di capire qual è il momento migliore per diverse persone in cui fare un incontro. Senza bisogno di registrarsi, devi soltanto inserire i dettagli della tua proposta di incontro (titolo, descrizione, luogo, etc,) includendo gli invitati all'incontro e i giorni e gli orari possibili in cui svolgerlo. Potrai selezionare più invitati e proporre diverse date utilizzando un comodo menu. Il servizio spedirà le mail agli invitati e controllerà le loro risposte. Una volta che tutti avranno risposto, riceverai una lista delle date provvisorie in cui programmare l'incontro. Potrai disporre anche della funzione di programmazione automatica degli incontri di Diarised se tutti gli invitati provvederanno ad indicarti i loro momenti di disponibilità. Una volta che l'incontro viene fissato, tutti i partecipanti riceveranno una conferma. Diarised è disponibile in diverse lingue ma non è sincronizzabile con nessun servizio di calendario di terzi, come Outlook, iCal o Google Calendar. Non supporta l'integrazione con i siti web, l'importazione di contatti email e i fusi orari.
    
    http://www.diarised.com/
    
    
    
    
    
    
    
13. AgreeAdate
    
    
    
    AgreeAdate è un servizio gratuito online che ti permette di risparmiare tempo e denaro evitandoti di fare un mucchio di telefonate e di email per sapere conoscere la disponibilità delle persone a partecipare ad un incontro. Per prima cosa devi decidere il tipo di evento che vuoi organizzare (audio conferenza, incontro di business, evento sociale, etc.) e chiarire la tua disponibilità. Dopo puoi mandare un messaggio personalizzato ai tuoi invitati in cui indichi la tua disponibilità e un link alla pagina delle risposte che include tutte le informazioni sull'incontro. Puoi anche utilizzare dei promemoria che avvertano gli invitati su possibili aggiornamenti che riguardano il tuo evento. Gli invitati dovranno poi scegliere le date in cui sono disponibili e rispondere. Una volta ricevute tutte le risposte potrai scegliere il momento migliore per tutti e metterlo nella tua pagina personale di AgreeAdate. Una volta fissato l'evento, tutti potranno usare un semplice link per aggiungere l'evento al loro calendario (es Outlook). Puoi anche conservare i dettagli dei partecipanti. Non è supportata l'integrazione con i siti web ma sono disponibili i fusi orari. Per avere maggiore spazio per immagazzinare e conservare i dettagli dei partecipanti puoi acquistare la versione premium il cui prezzo parte da 3.99 dollari al mese.
    
    http://www.agreeadate.com/
    
    
    
    
    
    
    
14. SAM
    
    
    
    SAM è un servizio per la programmazione di incontri online che ti evita di fare telefonate, email e quant'altro per organizzare il tuo incontro. Dopo esserti registrato, devi comunicare a SAM quale tipo di incontro desideri organizzare. Devi scegliere gli invitati, il luogo, il fuso orario, il giorno e l'ora preferiti e aggiungere una descrizione e un titolo che aiutano gli altri partecipanti ad identificare il tuo incontro. Il servizio poi invia automaticamente un messaggio a tutti gli invitati suggerendogli di indicare gli slot di tempo in cui sono disponibili. Una volta che tutti gli invitati hanno risposto, SAM controlla tutte le preferenze e sceglie il momento ottimale in cui fissare l'incontro. Tutti i partecipanti ricevono avvisi e aggiornamenti durante il procedimento di programmazione dell'evento. Per scegliere facilmente gli invitati, SAM ti permette di importare gli indirizzi email dei tuoi contatti. Il servizio attualmente non supporta l'integrazione con servizi di calendario di terze parti come Outlook o iCal e nemmeno l'integrazione con i siti web. SAM è gratuito.
    
    http://www.setameeting.com/

     

    
    
    
15. Tungle
    
    
    
    Tungle è un online scheduler gratuito che ti semplifica la programazione di incontri ed eventi, indipendentemente dal tuo fuso orario. Basta accedere alla tua dashboard di Tungle, indicare la tua disponibilità di tempo e inviare un invito per il meeting. Quando gli altri invitati riceveranno la tua email, dovranno semplicemente selezionare il momento più adatto a loro per il meeting e rispondere. Il meeting sarà subito dopo automaticamente programmato e ognuno dei partecipanti riceverà una notifica. Non sono disponibili account premium. I partecipanti possono rispondere all'invito via computer o via smartphone. Tungle si può sincronizzare con Outlook, Google Calendar, iCal e Entourage per Mac, in modo che tu possa avere sempre tutti i tuoi impegni e i tuoi contatti sotto controllo. Tungle evita anche che ci siano accavalamenti di eventi, aggiornando in maniera dinamica le tue disponibilità in base ai nuovi impegni che aggiungi al tuo calendario. Puoi anche inserire un widget nel tuo sito web o nei tuoi profili dei social media per permettere agli altri di conoscere i tuoi impegni e le tue disponibilità in qualsiasi momento.
    
    http://www.tungle.com/Home/