Gli strumenti per la collaborazione online stanno diventando sempre più importanti in ambito aziendale.

Oggi vi parlerò di un tool online che permetterà agli impiegati della vostra azienda di condividere appunti in rete, audio, video ed RSS per raggiungere una maggiore efficienza.

Certo non mancano strumenti e servizi che possono essere d'ausilio all'editing di documenti, alla condivisione di RSS, di video o al web clipping. Tuttavia, molte delle opzioni disponibili sono costose, e non combinano tutti gli elementi di cui hai bisogno in una singola applicazione.

Zoho Notebook fa proprio questo, fornendo una modalità semplice per la creazione, l'aggregazione e la condivisione di contenuti dal browser.

Con una serie di funzionalità in un'interfaccia JavaScript semplice da utilizzare, Zoho Notebook è uno strumento per la collaborazione online che ti permetterà di:

• Creare contenuti direttamente dall'applicazione, ed utilizzare strumenti di disegno, webcam, registrazioni da microfono, fogli di calcolo integrati ed uno strumento di word processing
• Importare Internet media, inclusi siti, feed RSS, foto, video e web clipping, oltre alla possibilità di importare codice HTML, e tutto ciò fornendo dei web widgets
• Condividere il contenuto con chiunque o con singoli, mediante controlli per l'accesso e comparazioni delle versioni dei documenti

Zoho Notebook è lo strumento perfetto per i team che collaborano online.

Zoho Notebook - Descrizione

Zoho Notebook è una recente aggiunta alla già estesa suite di applicazioni office online Zoho Office Suite.

Il punto di forza di Zoho Notebook è la sua versatilità in termini sia di contenuto da creare ed aggregare, che per quanto riguarda le opzioni di condivisione disponibili nel momento in cui si decide di pubblicare il proprio lavoro. Hai a disposizione uno strumento online che permette l'inclusione di tutti i tipi di web media, dai feed RSS alle foto, fino ai video, con inoltre una lavagna condivisa, un word processor ed uno strumento per i fogli di calcolo.

Zoho Notebook rende estremamente semplice la condivisione di informazioni.

Integrazione del Contenuto

Una volta loggato, hai a disposizione una pagina bianca, da dove è possibile organizzare sia la creazione che l'importazione di informazioni.

Dal pannello di controllo si possono aggiungere nuove pagine bianche, o in alternativa fogli di calcolo, documenti di word processor o pagine web da condividere. Puoi utilizzare liberamente le applicazioni Zoho Sheet e Zoho Writer, perfettamente integrate nella interfaccia di Notebook ed inoltre inserire altri media o fare uso delle opzioni di lavagna (whiteboard) condivisa.

Non ci sono limitazioni per lavorare con documenti annotati a tutta pagina, dal momento che Zoho Notebook permette anche di creare contenuto in un layout flessibile.

Sotto il primo elenco di opzioni, un secondo elenco ti permette di inserire:

• Immagini, con upload o mediante inserimento di una URL
• Audio, sia file sul proprio computer che registrazioni dal microfono
• Video, da una URL o dal proprio computer
• HTML, ogni tipo di contenuto che si può includere in un sito web, anche un Google Calendar o un web widget
• Un sito web mediante URL, che viene incluso nella pagina in un IFrame.
• Un feed RSS, che sarà convertito in un widget RSS reader
• Un qualsiasi file che si desidera condividere, mediante URL o upload
• Una versione embedded di Zoho Sheet o Write che può essere ridimensionata per trovare posto accanto al contenuto

Questo fornisce una ampia gamma di contenuto da condividere, e copre la maggior parte dei formati di base. Al di là di tutte le funzioni, mi sono molto meravigliato della possibilità di inserire codice HTML, dal momento che questo apre l'applicazione praticamente ad un'infinità di file o applicazioni. In breve, se si possiede codice da includere, si inserisce direttamente in Zoho Notebook.

Ciò ti permette di condividere video di YouTube, Google Gadgets o ottimi aggregatori RSS tipo Grazr con tutti coloro che accedono al notebook. In breve, è il paradiso dei web widget:

Oltre a fornire ogni sorta di funzionalità attraverso web widgets, sono disponibili alcuni ottimi strumenti. Ritengo che la possibilità di registrare video dalla propria webcam, oppure audio direttamente dal microfono, possa essere molto utile in contesti collaborativi - sia per fornire registrazioni di incontri, conferenze o seminari, o semplicemente per essere utilizzato come un sistema di messaggistica audio/video.

Puoi lasciare ad esempio un rapido feedback sul sito di un cliente, oppure una nota editoriale per i membri del gruppo di scrittura.

Sia i componenti audio che video (che offrono il solo uso di Flash in un'applicazione JavaScript) sono forniti da Flixn, un servizio che rende possibile il commento audio e video.

Un elemento interessante è il fatto di poter tenere documenti e fogli di calcolo in finestre fluide che ti permette ad esempio di avere le funzionalità di word processing accanto alle annotazioni sulla lavagna condivisa, alle foto, ai video ed ai web widgets.

Browser Clipping

Un'altra utile aggiunta alle opzioni di importazione del contenuto in Zoho Notebook è la possibilità di copiare ed incollare col tasto destro (o control) il contenuto direttamente dai siti web grazie ad un plugin per Firefox. Queste web clipping, che possono includere immagini, sono caricate automaticamente sulla pagina del notebook, dove potranno poi essere organizzate, sistemate o editate.

L'unica difficoltà è che bisogna avere il notebook aperto in una finestra diversa o in un tab del browser per utilizzare il comando copia.

Lavagna Condivisa

Pur non essendo il più completo al mondo, Zoho Notebook possiede anche una lavagna (whiteboard) condivisa in tempo reale che può essere utilizzata per segnare ed annotare i contenuti delle proprie pagine e che ti permette di disegnare a mano libera, utilizzare linee, forme, testi e persino fumetti.

Questo ti permette di lasciare in tempo reale delle note ad un collaboratore o ad un cliente. Lo strumento a mano libera non è perfetto, ma fa il suo lavoro abbastanza bene e supporta la funzione di cambiamento del colore e dello spessore di linea.

Puoi aggiungere anche fumetti, note testuali, e commenti. Le pagine e gli oggetti in esse contenuti hanno anche una funzione commento separata.

Comparazione delle Versioni

Una delle funzionalità davvero utili di Zoho Notebook è l'inclusione di differenti versioni del documento e la loro comparazione. Ogni volta che la pagina viene salvata, viene registrata una nuova versione, che può poi essere comparata con le altre in sequenza utilizzando un menu a scorrimento.

Questo fornisce l'opzione di ritornare all'ultimo salvataggio in ogni momento, cosa che può risultare essenziale in un ambiente collaborativo.

Quello che trovo impressionante è il fatto che ogni versione non abbia bisogno di una pagina intera, dal momento che ogni singolo oggetto sulla pagina ha una storia delle versioni propria, che può essere a sua volta comparata e revisionata in ogni momento.

Pubblicazione e Condivisione

Questa stessa granularità si applica al momento della pubblicazione e della condivisione del contenuto del 'notebook' con altri. La pubblicazione fornisce l'opzione sia di inviare una URL che le persone possono visitare, oppure di includere tutto direttamente sul proprio sito o blog.

Le opzioni di condivisione permettono di invitare altri utenti ad accedere all'intero 'notebook', ad una sua particolare pagina, o persino ad uno specifico oggetto sulla pagina, dal momento che ogni singolo item ha i suoi permessi.

Questo può fare la differenza per le persone che condividono documenti con numerosi collaboratori, con differenti livelli di accesso alle informazioni.

Introduzione Video

Nel seguente video dalla conferenza Demo 07, Raju Vegesna presenta le opportunità offerte da Notebook:

Spazio per i Miglioramenti

Zoho Notebook è in versione beta e può migliorare dal punto di vista dell'usabilità. Cercando di accedere alla funzione di audio recording, ad esempio, si è bloccata la finestra in un paio di occasioni, e mi è toccato chiudere e riaprire.

Mi piacerebbe poi vedere l'inclusione dello scrolling automatico quando si posizionano gli oggetti su una pagina. Al momento, se si sposta un oggetto in fondo alla pagina dello schermo bisogna usare manualmente le barre di scrolling per spostare l'intera pagina giù dopo aver spostato l'oggetto. Questa diventa un'operazione un po' laboriosa soprattutto sugli schermi dei laptop più piccoli.

A parte questo, è un piacere usare Zoho Notebook, e l'interfaccia è facilmente comprensibile.

Conclusioni

Nonostante Zoho Notebook non sia perfetto ed abbia ancora degli elementi da migliorare, è francamente uno strumento di collaborazione davvero ottimo e totalmente gratuito. L'interfaccia è veramente immediata e il ventaglio di tipologie di contenuti che può essere condiviso con i collaboratori online è molto ampio.

Puoi facilmente creare, aggregare, condividere ed annotare video, RSS, web widgets, documenti word processor, fogli di calcolo e persino siti web. Puoi anche utilizzare video, registrazioni audio in tempo reale, una lavagna condivisa, una chat interna e Skype.

Tutti i contenuti sono facilmente condivisibili.

Per questo motivo, se stai cercando uno spazio di lavoro totalmente multimediale e collaborativo, Zoho Notebook è la scelta giusta da fare.

Risorse Aggiuntive

Se vuoi approfondire Zoho Notebook, controlla i seguenti link:

• Il sito di Zoho Notebook
• Il video demo dell'applicazione su Scoble Show (dura circa 15 minuti)
• La presentazione sul Blog di Zoho delle principali funzionalità del servizio
• La recensione di Lifehacker

Articolo scritto originalmente da Michael Pick per Master New Media e pubblicato la pima volta in data 13 giugno 2007 con il titolo: "Online Collaboration: Share Notes, Media And RSS With Zoho Notebook. La versione italiana è stata tradotta da Alessandro Banchelli - per un feedback editoriale scrivi a Robin.Good[at]masternewmedia.org.