Gli strumenti di collaborazione online spesso si concentrano sulla condivisione di presentazioni e comunicazioni aziendali, lasciando la pianificazione di tutta la comunicazione visiva all'industria creativa. Tuttavia un nuovo tool dedicato a designer, fotografi, creativi e film-maker si propone di modificare questo stato di cose.

Octopz, infatti, è un nuovo strumento in grado di facilitare le collaborazioni online, con la possibilità di condividere immagini, creazioni 3D, documenti, video e altri file multimediali senza bisogno di scaricare niente.

Octopz è stato ideato da creativi professionisti per creativi professionisti.

Attraverso l'interfaccia browser-based puoi condividere, commentare ed annotare qualsiasi tipo di file multimediale. Inoltre, Octopz supporta la tecnologia Voice-Over IP, la comunicazione in tempo reale tramite webcam e integra anche un message-board per la comunicazione asincrona.

Octopz è basato su tecnologia Flash ed hai quindi bisogno del plug-in Flash per collaborare attraverso i sistemi operativi Windows, Mac e Linux.

Nel seguente articolo dedicato a questo strumento di collaborazione per creativi ti presenterò:

• L'interfaccia, semplice, intuitiva e pronta ad essere usata in pochi istanti
• Come annotare contenuti multimediali con Octopz per salvare testo, schermate, fotogrammi video e tenerli a portata di mouse
• La facilità con cui puoi condividere informazioni con Octopz che ti permette di invitare chiunque nel tuo spazio di lavoro in un solo click
• Le opzioni avanzate disponibili per produttori indipendenti, clienti SoHo ed aziende

Octopz - Collaborazione Creativa

Octopz è una soluzione completa per la collaborazione online progettata principalmente per i professionisti dell'industria creativa. La piattaforma facilita le relazioni tra gruppi (composti da massimo 5 persone) ed offre una serie di ottimi strumenti per annotare e modificare i principali file multimediali.

L'interfaccia elegante flash-based è piacevole da usare e dispone di uno spazio di lavoro online davvero intuitivo; puoi collaborare con cinque persone contemporaneamente oppure da solo, se lo preferisci. Octopz è progettato per velocizzare l'esecuzione dei processi più comuni nell'industria creativa. I designer possono lavorare, presentare l'operato, mostrare l'avanzamento del progetto al cliente, commentare il proprio lavoro, tutto attraverso la stessa applicazione.

Gli ideatori di Octopz sono fotografi e creativi che comprendono i bisogni dei professionisti e che hanno riversato la loro esperienza in questo prodotto, facile da utilizzare, ricco di strumenti, ideale per gestire i processi creativi.

L'interfaccia utente

L'interfaccia di Octopz, minimale e ben architettata, è stata costruita secondo i principi di usabilità e semplicità. Ogni cosa si trova al suo posto e nonostante la vastità degli strumenti a disposizione, è impossibile perdersi tra di essi. Inoltre, le finestre sono completamente ri-dimensionabili e posizionabili ovunque all'interno dell'interfaccia principale.

Sul lato sinistro si trovano una lista di partecipanti e file media ed è da qui che si possono caricare e selezionare i propri file.

Secondo lo spirito di democrazia, non ci sono opzioni di moderazione nel contesto dei meeting. Puoi solo controllare e modificare alcune opzioni del tuo profilo.

Questa è una novità rispetto al modello tipico degli strumenti di collaborazione, dove una persona ha sempre il controllo di alcune opzioni a disposizione dei partecipanti. Octopz offre supporto per cinque persone, e questa condizione permette di lasciare il controllo agli utenti.

Alla fine dell'interfaccia del tool, sotto lo spazio di lavoro principale, trovi una chat box per l'instant messaging da dove puoi controllare la web-cam e il microfono.

Infine, sulla destra, si trova una toolbar che facilita la scrittura e il mark-up dei tuoi messaggi. Gli strumenti disponibili sono:

• Una lente di ingrandimento che ti permette di ingrandire/rimpicciolire qualsiasi file multimediale su cui stai lavorando, sia gradualmente che attraverso un apposito strumento simile a quello dei più comuni programmi di grafica
• Uno strumento Mano che facilita lo spostamento dei tuoi file all'interno dello spazio di lavoro, esattamente come accade nei programmi di editing grafico
• Uno strumento Penna per prendere appunti a mano all'interno dei tuoi file. Puoi personalizzare il tratto nel colore e nella dimensione
• Uno strumento Linea con le solite opzioni dello strumento Penna
• Uno strumento Forma per disegnare rettangoli e cerchi anche con funzionalità di riempimento
• Uno strumento Testo per scrivere all'interno dei file
• Uno strumento Note in stile post-it per inserire commenti con ora e nome dell'autore
• Uno strumento di Selezione per delimitare elementi importanti all'interno dei tuoi contenuti grafici

Questi strumenti semplificano l'utilizzo della piattaforma e permettono in qualsiasi momento di zoommare, posizionare, ruotare (per le immagini 3D), aggiungere note, appunti e testo per collaboratori e clienti.

Con Octopz puoi sincronizzare il flusso di lavoro, attraverso la web-cam e il VoIP, o comunicare attraverso note e commenti archiviabili. Ogni volta che viene scritto qualcosa, compare un nuovo file nel documento insieme ad una sidecar, che puoi rinominare per chiarezza. Con l'uso dello strumento Note si possono lasciare invece annotazioni con l'ora, un elemento determinante per progetti in cui i partecipanti non possono collaborare in tempo reale.

Annotazioni Rich-Media

Una delle vere qualità di Octopz sono le sue possibilità d'uso. Non solo puoi impaginare documenti od editare fotografie, ma puoi anche lavorare su filmati o su altri file multimediali tipo animazioni ed applicazioni Flash.

Ogni file editato viene convertito in formato Flash SWF, ma l'originale non viene mai alterato.

Questa funzione garantisce una certa flessibilità che ti permette di manipolare qualsiasi file multimediale, aggiungendo note e testo senza il pericolo di rovinare le copie originali. Viene infatti creato un nuovo file contenente lo snapshot dell'annotazione, compreso di posizione sullo schermo e di livello di zoom.

Per esempio, metti che stia lavorando con un panorama 3D, fatto di una serie di fotografie incollate insieme. Io posso ruotare l'oggetto, zoomarlo, aggiungere note o ritornare all'immagine con i vecchi parametri. Ogni modifica effettuata genera un nuovo file, che viene aggiunto alla lista dei documenti.

Tutto risulta molto intuitivo anche se non propriamente originale. Ci sono molti strumenti in commercio che svolgono le medesime funzioni, ma Octopz ha una marcia in più, il fatto di poter lavorare con qualunque file multimediale, compresi i file video.

Caricando un video puoi usare lo scorrimento per sincronizzare il filmato con tutti i collaboratori. Con la barra di scorrimento il video va avanti/indietro su tutti gli schermi dei partecipanti. Inoltre, puoi anche annotare ogni video, come faresti con le immagini.

Davvero impressionante. Posso creare delle annotazioni all'interno dei fotogrammi del filmato ed una volta fatto viene creato un nuovo file. Continuando a guardare il filmato, l'annotazione sembra scomparire, ma basta un click per tornare al fotogramma annotato. Grazie a questa funzionalità puoi aggiungere note precise ai video, funzione davvero utile per chi opera professionalmente nel settore dei video su Internet e della motion graphics.

I tipi di file multimediali supportati da Octopz sono:

• Immagini
• Immagini 3D
• Animazioni
• Documenti di Office e file PDF
• File audio
• File video

Ho deciso di fare una lista completa di tutti i file supportati perché sono il solo vero punto di forza di Octopz. E' fantastico scoprire uno strumento per collaborare che gestisce una gamma così ampia di file. Al giorno d'oggi sono pochi i professionisti nel campo della creatività che lavorano esclusivamente con immagini o video e vediamo sempre di più una convergenza di media e flussi di lavoro. Octopz supera i propri competitor proprio su questo aspetto.

Strumenti Aggiuntivi

Oltre al set di strumenti principali, Octopz è dotato di una serie di strumenti aggiuntivi che migliorano la collaborazione, in particolare per coloro che lavorano in differita, anzichè in tempo reale.

La lavagna (whiteboard) è uno strumento che ti permette di lasciare messaggi ad altri tramite uno spazio bianco dove puoi inserire testo e immagini tramite i tool di Octopz. Per ogni contenuto aggiunto sulla lavagna viene creato e archiviato un nuovo file così da poter tracciare tutte le discussioni.

Questo strumento è integrato da una bulletin board, destinata ad annotazioni per altri utilizzi in un'interfaccia simil-chat con opzioni di formattazione testo. All'interno del messaggio viene memorizzata l'ora e l'autore per restare sincronizzati con i collaboratori che operano in altri fusi orari.

Un'ultima funzione degna di nota è la possibilità di fare screenshot di un sito web da importare nello spazio di lavoro come annotazione. Devi solo inserire la URL del sito web; utile per chi lavora sul web e necessita di catturare schermate ed importarle nella propria piattaforma di collaborazione.

Facilità di condivisione

Octopz rende semplice condividere il tuo lavoro, non solo per il fatto di supportare qualsiasi file multimediale all'interno di un'interfaccia intuitiva, ma anche in termini di accessibilità. Infatti è facilissimo creare nuovi account ed è ancora più semplice trovare persone online con cui collaborare.

Poniamo ad esempio di dover incontrare un cliente per una presentazione/discussione in tempo reale. Con un solo click puoi invitarlo via email. Anche il cliente, ricevuto il messaggio, con un solo click sarà inserito nella sessione di Octopz.

Non devi installare nessun Java applet e nemmeno cambiare i permessi del tuo browser. La tua sessione inizierà in pochi secondi. Dopo aver provato numerosi strumenti di collaborazione trovo questo approccio davvero fantastico. Altri strumenti richiedono il download di applicazioni.

Tale vantaggio, insieme alla semplicità dell'interfaccia di Octopz, rende la tua esperienza con la piattaforma davvero intuitiva, rendendo la collaborazione semplice anche agli utenti privi di conoscenze tecniche.

Costi e Versioni

Octopz ha due versioni: una soluzione per produttori indipendenti e piccole aziende ed una soluzione enterprise. Un ulteriore soluzione sarà rilasciata a fine 2007.

Per le piccole aziende, Octopz costa 99$ a licenza. Una licenza comprende:

• 500Mb di spazio, 3Gb di traffico al mese
• Creazione illimitata di stanze e numero di utenti illimitati. Puoi così impostare spazi differenti sulla base degli argomenti, ognuno contenenti i file correlati.
• Una stanza attiva per collaborare fino a cinque persone in tempo reale. Puoi creare anche 1000 stanze, ma solo una può essere usata a questo scopo
• Video tutorial, help online e supporto via email

Mi piacerebbe poter annunciare un aumento di spazio. 99$ al mese per 500Mb è poco rispetto ai 2Gb offerti gratuitamente da GMail, ad esempio. Lavorando con file multimediali, impiegherai poco tempo a riempire lo spazio a disposizione.

I clienti Enterprise hanno invece una varietà di opzioni in più, tra cui:

• Tutorial on-site
• Supporto telefonico 24/7
• Piena integrazione con altre applicazioni business (e.g. Outlook, LDAP, CMS, DAMS)
• Documenti e template di esempio
• Personalizzazione con il proprio marchio
• Statistiche dettagliate di utilizzo

Per contattare il team delle vendite, se sei un utente Enterprise vai sul sito web di Octopz per conoscere i dettagli relativi al prezzo, calcolato sulla base delle tue esigenze.

Requisiti di Sistema

Octopz opera su multi-piattaforma. Se utilizzi Mac o Linux puoi utilizzare Octopz dotandoti di un browser che supporta Flash e di una connessione ad Internet.

Tra i browser supportati:

• PC - Internet Explorer 6+, Firefox 1.5+
• Mac - Firefox 2.0.0.2+
• Linux - Firefox 1.5+
• Flash Player 8+ (obbligatorio)
• Connessione Internet ad alta velocità (raccomandata)

Contenuti Supportati

Octopz ti permette di lavorare con una varietà di file multimediali e per questo si distingue dai suoi predecessori. I file supportati sono:

• Video: asf, avi, mpeg, mpg, mov
• Audio: mp3
• Flash: swf
• Animazioni: Frame animations, fly-throughs, sequenze di immagini
• Immagini 3D: cilindri e cubi
• Immagini: jpg, gif, png, tif, eps
• Adobe PDF: pdf
• Office: doc, xls, ppt, pps

Conclusioni

Octopz è un'ottima soluzione per chiunque operi nell'industria creativa ed ha bisogno di uno strumento di collaborazione online funzionale. Octopz riesce ad inglobare il supporto per i più comuni formati di file multimediali riuscendo a soddisfare i professionisti che necessitano di collaborare con immagini e documenti o devono sincronizzare video online.

Quello di cui hai effettivamente bisogno per collaborare con i tuoi documenti, immagini e video è un'applicazione unica e semplice da usare.

Inoltre, essendo basato su Flash, Octopz è multi-piattaforma e rende semplice l'utilizzo con sistemi operativi Windows, Linux e Mac.

Grazie alla possibilità di invitare a collaborare con un solo click, al supporto VoIP e web-cam e all'interfaccia più intuitiva mai vista, Octopz è un servizio fantastico da utilizzare. Solo per questo motivo può essere definito un ottimo strumento per mostrare e commentare i tuoi contenuti multimediali con clienti con poche conoscenze tecniche, oltre ai tuoi collaboratori.

L'unica lamentela va allo spazio per i contenuti. 500 Mb è decisamente poco per un prodotto come Octopz la cui licenza ammonta a $99. Servizi come Gmail offrono 2Gb gratis.

Nonostante tutto, sono stato impressionato favorevolmente dalla possibilità di collaborare online via Octopz. La modifica dei video e dei filmati Flash diventa semplice come quella di una foto o di un documento di testo.

Se lavori nell'industria creativa, in un team collaborativo o a diretto contatto con il cliente, Octopz potrebbe veramente essere il tuo strumento di collaborazione.

Risorse Aggiuntive

Se vuoi saperne di più su Octopz, visita uno dei seguenti link:

• Il sito web di Octopz
• Fai un video tour di Octopz
• Visita il blog di Octopz
• Registrati per una prova gratuita di Octopz
• Leggi le FAQ di Octopz

Articolo scritto da Michael Pick per Master New Media e pubblicato originalmente in data 16 aprile 2007 con il titolo: "Online Collaboration Tool For The Creative Industry - Rich-Media Annotation Is Here With Octopz". La versione italiana è stata tradotta da Alessandro Banchelli - per un feedback editoriale scrivi a Robin.Good[at]masternewmedia.org.