Google Apps Premier Edition lancia la sua sfida a Microsoft Office nel campo delle applicazioni Office per le piccole imprese.

Google ha rilasciato la nuova release della sua suite per la collaborazione online Google Apps che combina GMail, Google Talk, Google Calendar, Google Page Creator, Google Startpage e Google Docs e Spreadsheets in un solo servizio a pagamento.

Con 10GB di webmail storage, il supporto tecnico 24 ore su 24 ed una disponibilità online garantita al 99,9%, questo servizio promette di essere una suite eccezionale per tutti coloro che desiderano una soluzione efficace per la collaborazione online.

Nonostante non abbia ancora uno strumento online per le presentazioni in stile PowerPoint, Google Apps Premier edition è in grado sia di sfidare la suite offline Microsoft Office che quella online Zoho Office. Dal momento che l'iscrizione annuale costa $50.00 per utente, e permette di usare il tuo dominio personalizzato, questa suite è un'alternativa affidabile agli strumenti esistenti per la produttività d'ufficio.

Ti permette di organizzare i tuoi documenti online e di collaborare in tempo reale con colleghi ovunque si trovino, e la sua disponibilità online continua (99,9%) e il supporto costante ne fanno una soluzione web-based perfetta per le imprese.

Ma quali sono le funzionalità che distinguono questa premier edition da quella già disponibile online e totalmente gratuita, e come Google Apps supera i propri competitor?

In questa recensione vi presenterò tutte le caratteristiche della versione premium e gli elementi che la contraddistinguono dalla basic edition. Qui i dettagli:

Applicazioni Incluse

Google Apps ha migliorato la sua offerta nel tempo, presentando sempre nuovi servizi. Le applicazioni di cui puoi usufruire nell'edizione premium ed in quella standard sono fondamentalmente le stesse, sebbene ci siano alcune differenze di cui discuteremo in questa recensione.

Quando ti logghi in Google Apps, ora hai accesso ai seguenti servizi:

• Gmail - l'online email client di Google che offre 2GB di storage nella Standard edition, mentre nella Premier edition raggiunge i 10GB. L'applicazione può essere eseguita dai telefoni cellulari e ti permette di aggregare mail anche da account non Google.

  

  Gmail ti offre una funzionalità completa per la ricerca e ti permette di chattare con altri account Google Talk.

  La standard edition è supportata dalle pubblicità che sono invece opzionali nella versione Premier.






• Google Talk che ha funzionalità di IM, file-sharing e ti permette di effettuare chiamate vocali. Hai bisogno solo di scaricare un semplice client desktop, anche se le funzionalità di IM sono disponibili anche in Gmail.

  

  Mentre il servizio standard richiede che tu ti logghi con un account ID Gmail o Google, la Premier edition ti permette di usare il tuo dominio nella creazione del tuo user ID. Puoi inoltre personalizzare il servizio e inserire il tuo brand.





• Google Calendar ti permette di creare calendari personalizzabili online, aggiornabili da più utenti, per gestire progetti in maniera efficace. Google Calendar ti permette di inviare promemoria di eventi sul tuo cellulare, condividere velocemente il tuo calendario con altri utenti (in qualità di collaboratori o semplici lettori), commentare e discutere gli eventi con un'integrazione totale con Gmail.

  

  L'edizione Premier offre ulteriori risorse per condividere i calendari.





• Google Page Creator è un servizio per costruire siti che non richiede all'utente di avere nessuna conoscenza del codice HTML. Le pagine Web vengono create utilizzando semplicemente un'interfaccia drag and drop dal tuo browser, per poi effettuare la pubblicazione sul Web.

  

  Sia la versione Premier che quella Standard permettono l'accesso al servizio dal pannello di amministrazione, in modo tale da pubblicare le pagine Web direttamente nel dominio della compagnia.





• Google Start Page ti permette di creare la tua start page, con il brand della compagnia. Selezionando tra il vasto range di widgets di Google (conosciuti come Google Gadgets) è possibile personalizzare le funzionalità offerte.
  

  Le edizioni Premier e Standard ti permettono entrambe di accedere a Google Start Page da un pannello di amministrazione, in modo che gli amministratori della compagnia possano configurare e gestire una "start page" standard per tutto il team.





• Google Docs e Spreadsheets comprende un foglio di calcolo ed un word processor, su cui puoi collaborare online, direttamente dal browser. I cambiamenti effettuati dalle persone invitate avvengono in tempo reale ed il team può discutere le modifiche attraverso una chat.

  

  I membri del team possono essere invitati rapidamente attraverso il tuo address book Gmail per lavorare insieme sui documenti di testo ed i fogli di calcolo selezionati. Ad ogni partecipante può essere dato il semplice diritto di visualizzare i documenti o quello più ampio di scrittura.

Funzionalità della versione Premier

La versione Premier contiene un numero di funzionalità extra.

Queste le principali:

• L'account email è disponibile per il 99,9% del tempo
• 10GB di email storage per l'account premier
• L'opzione di rimuovere le pubblicità di testo da Gmail
• La possibilità di condividere le risorse del calendario
• Le API per integrare il servizio nella tua infrastruttura
• Supporto tecnico 24 ore su 24, incluso il supporto telefonico
• Applicazioni e servizi di terze parti

In breve, quello che paghi in più per la versione Premier è la capacità di integrare la suite Google Apps nella tua infrastruttura IT, insieme alla sicurezza del supporto 24/7, la disponibilità continua del servizio ed una capacità di storage più ampia.

Questa offerta è ottima sia per le piccole aziende che necessitano stabilità e sicurezza che per le grandi organizzazioni, poiché al di là della dimensione di un'azienda, questa suite rappresenta un risparmio di costi considerevole.

Puoi vedere una tabella comparativa delle due versioni a questo indirizzo.

Il pannello di controllo

Sia la versione Premier che quella Standard beneficiano di un pannello di controllo per l'amministrazione completo di funzionalità per la gestione della suite da qualsiasi computer.

Ci sono funzionalità di user account management che includono l'abilità di aggiungere, modificare e rimuovere utenti singoli o interi gruppi utilizzando un foglio di calcolo. E' possibile anche configurare alias e mailing list dalla sezione per la gestione dell'utente all'interno del pannello di controllo.

Come menzionato sopra, gli amministratori hanno anche la capacità di creare "start pages" personalizzate e di costruire pagine Web direttamente dal pannello di controllo, che poi possono pubblicate online all'interno del dominio aziendale.

Inoltre, il pannello di controllo permette agli amministratori di cambiare il look dei servizi Google, con opzioni per modificare lo schema dei colori, implementare il logo e personalizzare gli indirizzi internet dove le persone debbono recarsi per iscriversi al servizio.

I competitor

Offline, il principale competitor di Google Apps è Microsoft Office ed Open Office, ma nessuno dei due offre una soluzione interamente web-based. Zoho invece rappresenta la vera alternativa online a Google.

La Office Suite Zoho, con funzionalità di condivisione online, contiene un word processor, uno strumento per i fogli di calcolo ed uno per le presentazioni, un wiki ed un taccuino per appunti, insieme ad altri strumenti per la produttività come una chat ed un online planner.

Zoho inoltre offre un virtual office scaricabile (per Windows e Linux) che include email e funzionalità di calendario e document collaboration.

Associate insieme queste risorse gratuite superano addirittura la suite Premier di Google, ma non possono essere integrate nella tua infrastruttura esistente e funzionano indipendentemente l'uno dall'altra.

A favore di Google Apps Premier edition ci sono inoltre:

a) uno storage molto più ampio,

b) un supporto 24/7

Tieni a mente che Zoho offre una suite per l'ufficio davvero ottima che ti consiglio di testare. E' molto probabile che dopo l'annuncio di Google, Zoho risponderà con il lancio di nuovi servizi.

Problemi di privacy e sicurezza

Una delle preoccupazioni principali che bloccano molte organizzazioni ed aziende dal passare interamente ad un ambiente online, è la sicurezza. Le applicazioni web sono cresciute molto in questo ultimo anno, ma ci sono ancora esempi di dati privati divenuti pubblici, persi o resi temporaneamente non disponibili.
A riguardo TechCrunch ha compilato una lista di incidenti di sicurezza in quest'ultimo anno.

Chiaramente le questioni di sicurezza non sono limitate alle applicazioni online, e chiunque pensi di utilizzare le applicazioni desktop per essere più sicuro, si sbaglia di grosso.

Nonostante Google tenti di convincere esperti e non della sicurezza delle proprie applicazioni, i responsabili IT delle grandi aziende rimarranno sempre all'erta e sospettosi.

Perciò, per quanto riguarda questi tipo di compagnie, penso che mettere i propri documenti sensibili sul Web, non sia la scelta ottimale. Per quelle aziende che desiderano invece dare un forte impulso alla capacità di collaborazione dei propri team di lavoro, Google Apps rappresenta una grande opportunità.

Prezzi

La Standard edition del servizio rimane completamente gratuita, e, vista la quantità di funzionalità offerte, è una suite davvero ottima.

La Premier edition costa $50.00 all'anno ad utente. Include un supporto tecnico 24 ore su 24 (che per prodotti e servizi simili può avere un costo considerevole), una maggiore quantità di storage, un'affidabilità garantita e la piena integrazione con la tua infrustruttura IT.

Puoi provare Google Apps Premier edition gratis fino all'Aprile 2007. Qui puoi iscriverti al servizio.

Conclusioni

Google ha fatto davvero un bel lavoro incorporando i servizi esistenti in una singola suite Google Apps, legandoli insieme grazie ad un pannello di controllo comune con la possibilità di brandizzare il servizio e di inserirlo all'interno del dominio aziendale.

Ci sono altre alternative online; la migliore è la suite Zoho Virtual Office, ma Google offre un insieme di tool davvero ottimo ed economico.

La Standard edition gratuita fornisce molte funzionalità utili sia per i singoli utenti che per le piccole aziende, ma l'extra storage, il supporto tecnico 24/7 ed una maggiore affidabilità, sono le ragioni per cui è consigliabile passare alla Premier edition.

E' una vergogna che in questo momento non sia presente un'applicazione per la presentazione, dal momento che la creazione e la condivisione di presentazioni PowerPoint hanno un ruolo fondamentale nel mondo aziendale. Per competere con Microsoft e Zoho, questa è una funzionalità da integrare assolutamente.

Google ha tutte le carte in regola per fugare i dubbi relativi alla privacy, sicurezza ed affidabilità delle sue applicazioni Web e questa suite rappresenta un evento fondamentale in grado di spingere le aziende a passare i propri flussi di lavoro dall'ambiente desktop a quello online, che permette una collaborazione in tempo reale tra i membri di un team.

Ovviamente l'elemento davvero in grado di rivoluzionare i flussi di lavoro sarà la capacità di integrare applicazioni online ed offline con la possibilità delle applicazioni web-based di lavorare anche offline.

Robin Good, ispirato dall'annuncio di Ross Mayfield, ha scritto di recente che il 2007 segnerà la nascita di molti di questi servizi. Ci sono alcuni segnali positivi a riguardo ma non ci vorrà ancora un pò di tempo.

Risorse addizionali

Se vuoi analizzare più a fondo Google Apps Premier o Standard, controlla i seguenti link:

• Google Apps FAQ
• il sito di Google Apps
• La recensione di Google Apps da parte di Marshall Kirkpatrick su TechCrunch
• CNET news su Google Apps
• Information Week su Google Apps
• Fai un tour del servizio

L'articolo è stato scritto originalmente da Michael Pick per Master New Media e pubblicato per la prima volta in data 22 febbraio 2007 con il titolo di: More Online Collaboration Less Microsoft Office: Google Apps Premier Edition. La versione italiana è stata tradotta da Alessandro Banchelli - per un feedback editoriale scrivi a Robin.Good[at]masternewmedia.org.