Infatti in questa presentazione ci sono parecchi strumenti che forniscono davvero opportunità per comunicare e collaborare online, senza imporre prezzi elevati. Alcuni di essi sono addirittura gratuiti, mentre gli altri costano poche decine di dollari al mese.

Ma quando le persone vedono questa presentazione (od un'altra che ho fatto), sul valore effettivo degli strumenti per la collaborazione in linea, mi fanno spesso la seguente domanda:

"Robin, come mai c'è così tanta differenza di prezzo tra gli strumenti di cui parli tu, gratuiti e a basso costo, e quelli delle marche più conosciute, come: WebEx, Centra, Microsoft, Polycom, Genesys, Interwise, Macromedia ed altri?"

Ed ecco qui le mie risposte:

Per coloro che si chiedono quali sono le differenze principali tra gli strumenti gratuiti e a basso costo e quelli dei loro concorrenti più famosi eccone i principali motivi:

• Uffici Vendite. Il marketing nelle grandi imprese ha il suo prezzo e presenta inoltre diverse battaglie politiche. Costa un mucchio di soldi e necessita di persone con talento.
• Pubblicità di massa. La maggior parte di queste grandi ditte spende centinaia di migliaia di dollari nelle tradizionali campagne pubblicitarie, compresi: marketing via e-mail, banner pubblicitari, stampa, TV e radio. Anche questo costa un sacco di soldi. Le piccole compagnie di questo settore hanno capito che il nuovo modello del marketing è piccolo, scarno ed informale e che l'unico modo per ottenere dei risultati effettivi sui clienti è quello di utilizzare i blog, gli RSS, gli articoli online, le conversazioni ed i commenti ed altre forme non intrusive di promozione dal basso all'alto.
• Come per le auto, le scarpe e gli orologi, le industrie ricaricano costi extra solo per il nome, per la credibilità e l'autorità che hanno effettivamente creato intorno al loro marchio. Sebbene queste caratteristiche non siano solo fumo, siccome i nuovi strumenti introducono soluzioni migliori ed a basso costo, le grandi case produttrici possono solo prevenire ed evitare che i clienti più agili e più piccoli si spostino verso ciò che funziona meglio, è più facile da usare e soprattutto costa molto meno.
• Gestione degli eventi. Le grandi organizzazioni in generale, danno molta importanza all'abilità di gestire e coordinare grandi eventi, seminari e laboratori. Le funzioni che supportano la gestione e l'invio degli inviti ai partecipanti rappresentano spesso un'importante componente di valutazione nella selezione di soluzioni per la conferenza e la collaborazione online.
• Sicurezza. Questo potrebbe essere, accanto alla gestione degli eventi, l'unico altro differenziatore tecnologico tra gli strumenti cosiddetti SOHO (Small Office Home Office) e quelli delle grandi case produttrici, che possono giustificare una tale differenza di prezzo. I clienti delle grandi aziende vogliono un'alta sicurezza: criptaggio dei dati trasmessi, autenticazione, identità di gestione, password protette, crittografia ed altro. Queste caratteristiche tecnologiche costano ed ecco perchè i prezzi talvolta possono variare notevolmente.
• Integrazione. I clienti delle grandi imprese hanno investito molto in altre tecnologie per gestire gli elenchi e protocolli aziendali (LDAP) le loro comunicazioni interne (infrastrutture telefoniche, sistemi per la teleconferenza, PABXs, ecc.). Più le tecnologie per la collaborazione e la conferenza possono integrarsi con le infrastrutture già esistenti, meglio è per l'organizzazione, che è generalmente disposta a pagare di più per avere tali caratteristiche.
• Ripostiglio online.In generale i costosi sistemi di conferenza integrano un archivio online, permettendo di caricare numerosi documenti e presentazioni che possono essere richiamati e riutilizzati all'occorrenza negli eventi dal vivo e negli incontri.
• Marchio. La possibilità di contrassegnare un prodotto per la conferenza è una delle esigenze principali delle società che vogliono ottenere credibilità ed identità nel mondo online. Sebbene queste caratteristiche siano offerte da pochi, sia grandi aziende che venditori di strumenti a basso costo, è assolutamente una caratteristica per la quale i clienti delle grandi imprese sono state pronte a pagare in più sin dall'inizio.
• Supporto. Indubbiamente i grandi prodotti per la conferenza tendono ad offrire un servizio clienti più ampio e soddisfacente, rispetto alle piccole ditte. E' altrettanto vero, però, che questa tendenza sta cambiando e molte piccole e medie aziende hanno cominciato ad avvicinarsi al servizio clienti ed all'assistenza in linea in modo anche più efficiente, talvolta, rispetto alle loro grandi concorrenti. Ma, se il vostro staff ha bisogno di una voce affidabile e rassicurante, i pesci grossi hanno sicuramente più risorse in questo senso.

A meno che quello menzionato sopra non rappresenti le vostre esigenze in materia di collaborazione e conferenza in tempo reale, potete tranquillamente dare un'occhiata alle molte ed utili alternative gratuite ed a basso costo mostrate nella mia presentazione, che non solo rappresentano una sfida ai grandi marchi, ma offrono, nella maggior parte dei casi, caratteristiche, funzioni e prestazioni davvero difficili da trovare nei prodotti più costosi e sofisticati.

Non solo.

Le tecnologie per la collaborazione in tempo reale sono, di solito, più facili da usare, funzionano meglio e le aziende e le persone che le producono sono, di solito più disponibili rispetto alle grandi aziende.

Offrono prove gratuite immediate e richiedono minimi costi fisici e logistici per essere abilitate, essendo inoltre accessibili alla maggior parte dei budget, anche quelli più limitati.

Queste tecnologie innovano, rifiniscono, migliorano e cambiano il loro prodotto così rapidamente che le grandi aziende non possono stare al passo con loro. Guardate fin dove dove è stata portata la conferenza VoIP (Voice over IP) da parte di Skype ed iVocalize e guardate dove sono rimasti prodotti offerti da WebEx, Microsoft o IBM.

Quindi, prima che voi buttiate via decine di migliaia di dollari scegliendo una soluzione che potrebbe essere superata ed obsoleta, prima ancora di avere ripagato il vostro investimento, controllate alcuni di questi interessanti strumenti di collaborazione in tempo reale e sperimentateli. Non importa comprare una Rolls Royce per imparare a guidare.

Dopo che avrete acquisito familiarità e sarete diventati esperti nel loro uso, potrete decidere se davvero avete bisogno di investire in una soluzione di marca, o se vi trovate meglio, siete più produttivi e ricchi con alcuni di questi piccoli grandi strumenti.

Non vedo l'ora di sapere cosa scoprirete!

Grassroots Real-Time Collaboration Tools Traits and Tools For Virtual Team Workers
Presentata il 30 Marzo - 2004 presso Virtual Teams 2005 online conference.

Articolo originale pubblicato da Robin Good in data 5 Maggio 2005.