E' veramente avvincente scoprire quali siano i vantaggi di un meeting online rispetto ad uno fisico. Molti non sarete in grado di apprezzarli fino a quando non userete questo tipo di comunicazione e collaborazione durante una videoconferenza.

Ecco quello che io ho notato:

Vantaggi

• Ognuno ha uno schermo di presentazione personale. Personalizzato e personale. Non c'è bisogno di sgranare gli occhi per vedere l'altra persona come può succedere nella realtà quando sei troppo distante dal relatore


• L'attenzione può essere totale. Chi presenta, chi partecipa e il contenuto mostrato possono creare una grande attenzione.
  Molta di più di quella che si trova in un meeting di affari fisico.
  In entrambi i casi l'abililità di presentare e comunicare un'informazione in maniera efficace è una qualità che viene prima dela tecnologia. Se sei dotato in questo, la tecnologia può accrescere il tuo talento. Se non sei in grado di comunicare al meglio, la tecnologia peggiorerà ancora di più le tue abilità.


• Totale privacy Significato: quando stai trattando un affare tu hai quasi la totale e completa privacy. Ti puoi vestire come ti pare, sedere come ti pare, bere e anche fumare se ti va. C'è abbastanza libertà per farlo


• Ordine nella conversazione. Sebbene questo possa essere una conseguenza dell'essere navigati con questo tipo di tecnologie o forse perchè questi strumenti sono ancora un pò difficili da utilizzare, è un dato di fatto che durante un incontro di affari online, tutto sia più ordinato. Le stesse tecnologie ti portano ad usare le varie funzionalità una alla volta e ad "alzare la mano" ( alzare o la mano o "raise hand" è una funzionalità presente nella maggior parte degli strumenti di web conferencing e fornisce la possibilità di attrarre l'attenzione del presentatore o di altri tramite l'utilizzo di un icona o di qualche tipo di segnale ) per prendere il microfono.
  In molte situazioni questo è estremamente utile e ti permette di utilizzare dei modelli di comunicazione ordinati e dà a ciascuno l'opportunità di avere uno spazio uguale


• Qualità audio- Tu puoi vedere ed ascoltare ciascun partecipante ad un meeting con la stessa qualità audio. Non c'è chi è più vicino o chi è più lontano, come succede nelle situazioni reali. E' come se ognuno fosse seduto accanto a te.


• Creazione di appunti. La ricchezza di appunti che può essere generata durante un meeting di affari online è impressionante, strutturata e riutilizzabile più qualsiasi meeting tradizionale.
  I meeting online generano la trascrizione dell'intero scambio di parole in chat, la registrazione audio del meeting e molti altri tipi di appunti.
  Tutto poi può essere riutilizzato e condiviso nel formato digitale originario fornendo a tutti i partecipanti un set di contenuti enorme.


• Canali di comunicazione multipli e paralleli. In un meeting di affari virtuale, io posso scambiare elementi con un collega mentre il presentatore sta rispondendo ad un altro. Il moderatore del meeting può distribuire file e dare suggerimenti privati a ciascuno dei partecipanti senza che altri vengano distratti o disturbati.


• Identificazione. Mentre in un meeting fisico ci sono molte persone che non conosci, che non ha mai incontrato prima, di cui non conosci il nome, in ogni meeting virtuale tu puoi sapere facilmente il nome di tutti ed avere le loro foto o la loro biografia in un click. Inoltre come scritto sopra puoi contattare la persona in privato senza disturbare gli altri.


• Estensione del meeting nel tempo.
  E' facile creare da una discussione un blog o un YahooGroup. Possono essere creati molti nuovi canali direttamente dall'evento e mantenuti nel tempo.

Svantaggi:

• Meno immediatezza. In un meeting virtuale, ci sono (per ora) meno opportunità per essere spontanei, per interrompere qualcun'altro, per utilizzare il linguaggio del corpo o le espressioni del viso per comunicare in maniera non verbale.
• Molte opportunità per distrarsi. L'attenzione in un meeting online è totale fino a che un moderatore preparato sà gestire l'agenda degli interventi e supportare la distribuzione del contenuto. Ma se il meeting non offre degli obiettivi chiari, è costituito da presentazioni lunghe e monotone e non offre abbastanza coinvolgimento tutto va a rotoli.


• Non c'è nessuno spazio per presentatori inesperti ed eventi non pianificati. Mentre in un evento fisico la presenza e il carattere di una persona possono bilanciare la sua mancanza di abilità comunicative, il mondo della tecnologia è spietato e premia solo i comunicatori preparati.


• Problemi tecnologici. Alcuni di questi strumenti possono restringere la fluidità e la spontaneità degli scambi in quanto il loro uso necessita una grande attenzione ed abilità da parte dell'utente. Quando il loro utilizzo sarà naturale ed intuitivo come salvare un file o cliccare un link, la tecnologia sarà quello che deve essere: un facilitatore.

Sono sicuro di aver tralasciato qualcosa. Che cosa ne pensi ?

Articolo originale di Robin Good in data 27 gennaio 2005.