Newsletter En Outlook: Como Solucionar Problemas De Formato

No importa cuántos alimentadores RSS, blogs y alertas de noticias reciba usted, es probable que al día de hoy usted también sea un suscriptor a múltiples newsletter basados en email. Uno de los vehículos de distribución de contenido más antiguos, en existencia incluso antes de que la web se convierta en una realidad, los newsletter basados en e-mail todavía representan uno de los más efectivos medios para suscribirse a información, noticias y comentarios sin la necesidad de dedicar su cerebro no-técnico a RSS u otros acrónimos de moda.

Pero si cuando usted abre a un prestigioso y altamente reconocido newsletter como el del Poynter Institute e-Media Tidbits o Stephen Downes OLDaily y lee contenido formateado como si estuviera emergiendo de un newsletter de 1984, estoy seguro usted no leería tanto como le hubiera gustado.

Photo credit: Poynter Institute e-Media Tidbits newsletter
Así es como la versión del boletín basado en texto de e-Media Tidbits se veía hoy en la casilla de mi Outlook 2003

La historia comenzó para mí hace más un año, cuando inmediatamente después de actualizar mi propia laptop a un modelo más nuevo, empecé a darme cuenta del formateo poco elegante que mi propio newsletter tenía dentro de Outlook 2003.

En vez de los clásicos 65 caracteres por línea los cuales son el estándar de facto para los boletines de e-mail basados en texto, y el cual estaba utilizando escrupulosamente en todos mis newsletter de ese tipo, mi texto se estaba corriendo de margen a margen sin respetar los principales espacios que había insertado en el.

Fue entonces el turno de OLDaily de Stephen Downes , un newsletter que me encantaba leer. A pesar de mis proactivos intentos en compartir con su autor mi reflexión en este irritante asunto, el una vez grandioso OLDaily, después de nueve meses todavía sigue saliendo diariamente con un formato que encuentro un insulto para los lectores de cualquier tipo.

Pero realmente lo que levantó el umbral de mi atención por encima de otros items más importantes es que el altamente respetado newsletter de texto Poynter Institute e-Media Tidbits apareció hoy mostrando este nuevo "no formato".

Entonces se hace evidente que para toda la facilidad y simplicidad que los newsletter deberían traer tanto para el autor como para el lector, los temas de formateo y visibilidad todavía tiñen algunos de los más populares y respetados editores por ahí.

¿Porque?

Con las llegada de la funcionalidad de Outlook 2003 que automáticamente remueve el salto de línea de los emails basados en texto, muchos newsletter simplemente parecen basura cuando son abiertos.

Y dado mucha gente NO se va a tomar la molestia de cliquear en "Los saltos de línea extra en este mensaje fueron removidos -> Restaurar salto de línea" la consecuencia de todo esto es una pérdida en la credibilidad del editor, de-suscripciones, y más que nada, menos lectores leyendo realmente lo usted está enviando.

El problema, de hecho, puede ser fácilmente resuelto, pero la respuesta no parece estar fácilmente disponible para todos, incluso buscando la literatura técnica y los expertos online de Microsoft Office.

Como se ve el boletin basado en texto e-Media Tidbits una vez que usted hace clic en "restaurar salto de línea": desordenado pero mucho más legible

El secreto para resolver el tema del formateo "remover salto de línea" de Outlook 2003 es más bien simple, a pesar de que sería imposible llegar a este a menos que usted haya realizado muchas pruebas, tal como hicimos mi equipo y yo a fines del año pasado.

Yo personalmente le pregunté a Profesionales Certificados de Microsoft, instructores, escribí a foros de soporte y le pregunté a todas las personas técnicamente competente que conocía solamente para encontrar una lista interminable de " oh, no sé... prueba esto..." y ninguna persona que tuviera una clara respuesta real a este tema del formateo del boletín.

Incluso más sorprendente fue cuando compartí mi propia solución con Stephen Downes hace nueve meses, él la descartó sin justificación oficial. Lo triste, tal como lo escribí arriba, es que el newsletter de Stephen RSS aún continúa saliendo diariamente en un formato que (a menos que usted haga clic en "remover salto de línea") realmente luce feo y poco profesional a los ojos. (Yo mismo no disfruto leyéndolo tanto como lo hacía antes y generalmente ahora me limito a los títulos.)

Entonces cuando esta mañana vi el newsletter insignia del Poynter Institute desplegado como un barrilete en mi pantalla me dije: "ese momento para compartir lo que sé"

Tenga en mente, que yo mismo publico tres newsletters semanales de e-mail basados en texto y que cada uno de ellos se muestra en su casilla perfectamente formateado y espaciado, independientemente del cliente de e-mail que usted utilice.

Entonces sí yo puedo hacerlo, ¿porque no puede hacerlo usted también?

Como mi boletín MasterMind Explorer se ve dentro de Outlook 2003 - la clásica línea de 65 caracteres se respeta totalmente

Lo usted necesita hacer para que su newsletter muestre adecuadamente los 65 caracteres sin tener todo sus saltos de línea removido por Microsoft Outlook es bastante directo, a pesar de que no es fácil de implementar a menos que alguien le señalé una manera especificada hacerlo.

El secreto radica en ubicar dos caracteres vacíos al comienzo de cada línea de texto.

Al hacer esto, Microsoft Outlook 2003 no remueve más sus saltos de línea y hace que su newsletter se vea tan bueno como siempre debería haberse visto.

¿Cómo hago eso?

En verdad, escribir un newsletter y al mismo tiempo ubicar dos espacios en blanco extra al comienzo de cada línea no es fácil ni manejable, especialmente cuando usted está editando contenido y cortando oraciones aquí y allá. Mantener esos dos espacios en blanco extra en su lugar a puede convertirse rápidamente en una pesadilla.

Pero, usted, como yo puede utilizar una editor de texto profesional como UltraEdit, para escribir primero y boletín y luego aplicarlo a un formato de texto que fuerza los dos espacios en blanco extra al comienzo de cada línea y mantiene al restante contenido de texto limitado a los 65 caracteres recomendados tradicionalmente.

UltraEdit permite todo esto, y con una simple configuración de la caja de diálogo Formateo de Párrafo puedo definir exactamente la configuración de formato que necesito.

Y esta es la precisa configuración que utilizo:

Con este simple truco, esta pesadilla del formateo del newsletter puede ser resuelta totalmente haciendolo más legible para el usuario final.

De hecho, los dos espacios en blanco extra sobre el margen izquierdo, proporcionan una configuración más clara y menos desordenada, evitando tener al texto comenzando justo al lado del margen vertical del cliente de correo. Igual que en las publicaciones más profesionales, el contenido nunca comienza en el margen, sino que siempre hay algo de "aire" para permitir menos desorden visual y un escaneo y navegación más fácil de parte del ojo del lector.

En realidad no llegué por accidente a esta solución de formateo sin lógica aparente. Todos mis newsletters han estado formateados durante mucho tiempo con un espacio en blanco extra sobre el margen izquierdo, para proporcionar esos beneficios relacionado al diseño de información que mencioné antes.

Y así, de un espacio en blanco a dos, mientras estaba experimentando con miles de diferentes variables, encontré la solución más fácil y más rápida que los otros autores de boletines que están por ah, los cuales ni siquiera consideraron una solución, dado la poca o ninguna información técnica disponible referente al tema hasta entonces.

Hey, no soy un experto en Outlook ni un Profesional Certificado Microsoft, pero si usted se suscribe a cualquiera de mis newsletter sabe que se ven bien.

Y si con mi humilde experiencia yo puedo ayudar a Stephen y a que los fantásticos escritores en el Poynter Institute hagan legibles nuevamente sus newsletter, bueno me sentiría más que feliz.

Y si escribí algo incorrecto o directamente equivocado no dude en corregirme aquí mismo.

N.B.: Yo no tengo relación comercial con UltraEdit y no recibo comisión por la venta de su producto.