Compartir Documentos: Google Docs Explicado En Un Simple Video Tutorial

Si estas buscando una manera fácil para compartir tus documentos y colaborar con otras personas de tu team, Google Docs es una interesante alternativa web-based de la suite de Microsoft Office que te permite de crear documentos online facilmente.

Google Docs, La cual es completamente gratuita, sea la inscripción que su uso, te permite de trabajar con documentos de texto, spreadsheets, y presentaciones que puedes compartir y ponerlas a disposición para editarlos en conjunto con tu team o colaboradores.

No solo.

• Puedes activar el completo control de la edición a personas especificas mientras a otras les puedes dar solo el derecho de visualizar el documento, sin posibilidad de poder ser editados.
• Puedes co-editar tales documentos con otras personas sin correr el riesgo de eliminar las otras revisiones.
• Puedes publicar online versiones dinámicas y estáticas como documentos, spreadsheets y presentaciones pudiendo con un simple código incrustarla en tu pagina web.

Lee Lefever, el nuevo narrador visual del social media, se toma otra vez el esfuerzo de explicar con simples palabras que cosa es Google Docs y porque hace la diferencia para aquellos teams virtuales que necesitan entender mas profundamente este nuevo entusiasmante servicio disponible online.

Esto es lo que escribí acerca de Google Docs y su narrativa visual cinco meses atrás cuando creo una de sus primeras historias visuales, explicado con simples palabras:

"Esta guía mini-vídeo tiene que ser visto para todos ustedes que están interesados en entender como un gran vídeo hecho con poco dinero puede estar lleno de creatividad.

En mi humilde opinión, este vídeo funciona bien ejemplificando el espíritu creativo y su bajo costo. Sobretodo cuando los editores independientes tienen que producir nuevos contenidos de alto valor.

Lee y Sachi han entendido esto a la perfección, y mientras ellos no son los primeros en haber usado este método cinemático, ellos lo han popularizado mas haciéndolo mas accesible a todos.

¡Las escuelas de Periodismo y media deberían usar este vídeo en sus programas!"

Las escuelas de Media no le han hecho caso, pero Google empleo Lee y Sachi para crear este video de dos minutos la mini-guía de Google Docs.

Prueba tu mismo!

Google Docs en Ingles

por Lee Lefever

Duración: 2':49"

Traducción del vídeo - Google Docs

El hogar es donde guardamos las cosas que necesitamos. Que sea un cortacesped o una taza de café, tienen un hogar en nuestras vidas.

Por supuesto nuestros documentos no son diferentes, Por años los hemos guardado en nuestros ordenadores, cada persona tiene sus proprios documentos en casa.

Cuando necesitamos compartir un documento por lo general tenemos la costumbre de adjuntarlo a la email y enviarlo a los amigos o a nuestros colaboradores a sus ordenadores en sus casas.

Aqui es donde esta el problema.

Cuando adjuntas un documento a una email se crean copias.

Considera esto: Si envías una email con documentos adjuntos a tres personas, el mismo documento existirá al mismo tiempo en cuatro lugares diferentes.

Ese es el problema.

Existe una mejor opción. Significa decir adiós a estas desagradables email con files adjuntos.

Este nuevo tipo de hogar no esta en tu ordenador, esta en Internet y permite de compartir y colaborar con tus documentos mucho mas fácilmente, y te da el completo control de quien puede ver y acceder a tus documentos.

Esta es la idea básica: En lugar de adjuntar un documento a una email cambiemoslo y veamos como podemos pegar una dirección email a un documento.

Encuentro con Sam.

Photo credit: Diego Cervo

Sam es la editora de una newsletter llamada The Oak Tree View. Ella trabaja con escritores locales a quienes les gusta publicar artículos en su newsletter. A Sam le gusta su trabajo pero a veces se siente frustrada cuando se pierde tiempo manejando los artículos.

Es un problema familiar.

Cada mes los escritores mandan sus borradores como files adjuntos en las emails. Ella los revisa y se los devuelve con sus comentarios. Un articulo puede tener seis diferentes versiones en el mismo file sin contar las innumerables emails. Sam a menudo se agobia con estas emails con files adjuntos. Es duro para ella tener que seguir todas las versiones y devolverlas a los escritores.

Conforme se avecina la fecha de entrega, la frustración aumenta, algo se tiene que dar.

Sam decide de probar algo nuevo.

GoogleDocs.

Esto es lo que pasa.

Primero, ella visita el GoogleDocs crea pagina gratis Google account. Ella entra porque hay ya algunos artículos escritos, ella carga su borrador desde su ordenador.

Con un clic, GoogleDocs pone los artículos offline en versiones online. Ahora todo lo que tiene que hacer es invitar los escritores a colaborar en sus documentos.

Así es como se hace.

Ella hace un clic "Share" y busca las direcciones email “Invita los colaboradores”. Y GoogleDocs envía a los escritores una email con un link seguro directamente a su documento.

Con un solo clic ellos pueden editar y guardar el documento, online.

Esto significa que cuando July edita su documento, Sam ve los cambios inmediatamente. Visto que hay un solo documento, no hay posibilidad de confusión con actualizaciones ni otras versiones.

Por la primera vez, todos los artículos tienen un hogar, un único lugar para organizar y editar, es accesible desde cualquier ordenador con acceso internet.

Problema resuelto.

Esto es de verdad cool porque sirve no solo para tus documentos, sino también para tus spreadsheets y presentaciones. Estos tres ahora pueden tener un hogar seguro en la web que funciona exactamente como con los documento de Sam.

Sam se siente aliviada. Sin tener que tratar con files adjuntos y múltiples versiones desordenadas, ella puede ser el amo de sus documentos.

Y para la próxima newsletter ninguna email llegara con files adjuntos.

Compartir documentos se ha hecho simple. Y todo gratis.

GoogleDocs, impacta!

Video original por Lee and Sachi Lefever - CommonCraft - (c) Google