Sistemas De Gestión De Contenidos: Factores Claves Que Influyen En La Elección

El volumen de la información relacionada con los productos en las compañías está aumentando a pasos agigantados

La razón es la creciente multiplicidad de productos, software y servicios que requieren explicación.

Photo credit: Mauro Bighin

Después del crecimiento de la Unión Europea, no solamente las grandes compañías, también las pequeñas y medianas, deben aceptar el efecto multiplicador de múltiples lenguajes.

El desafío es mantener la información en toda la compañía consistente y libre de redundancia, para hacer que esté disponible universalmente, publicada en papel como también electrónicamente y tener las versiones en diferentes idiomas lo más simultáneamente posible.

Las compañías que no han conseguido dominar el arte de superar ésos desafíos deben sufrir costos adicionales y presiones de tiempo para manejar los problemas de calidad, los cuales se están haciendo más y más difíciles de resolver.

El estudio CMS de tekom (a continuación ponemos un resumen de los hallazgos) representa los requerimientos de las compañías que por primera vez, diseñan escenarios para las selección e introducción de sitema de gestión de contenidos.

Photo credit: Ronen

Para controlar mejor el flujo de información , más y más compañías se están decidiendo a favor del uso de Sistema de Gestión de Contenidos (en inglés Content Management Systems - CMS ) para un eficiente manejo de información de:

• Rreportes ,


• Información Técnica ,


• Documentación de Desarrollo ,


• Descripciones de Productos,


• Documentación de Procesos ,


• Instrucciones de Trabajo ,


• Documentos de Ventas ,


• Catálogos de Productos ,


• Documentos de Seguridad y mantenimiento,


• Instrucciones de Operación y de uso


• y muchos otros contenidos.

Con la ayuda de CMS especiales, las compañías pueden tener un control del conocimiento específico de su producto, mantener la soberanía del know-how crítico de la compañía y dominar la diversidad de idiomas.

Las más importantes ganancias de productividad yacen en:

• Evitar inconsistencias durante la creación,


• Múltiples usos del contenido,


• Exclusión de redundancias durante la traducción


• Disponibilidad de interfases con ERP, PPS y sistemas similares,


• Automatización del proceso de edición y


• Publicación Cross-media.

Muchas compañías están en la fase de orientación

Para obtener un mejor entendimiento los requerimientos de CMS, tekom condujo una encuesta de los Departamentos de Documentación de 717 compañías que ya habían manejado sistemas de gestión de contenido.

El resultado es que el uso de sistemas de gestión de contenidos se está esparciendo.

Un total de 717 participantes recorrieron la pregunta si se habían decidido a favor o en contra de un sistema de gestión de contenidos, o si estaban aún indecisos.

Más de la mitad de los participantes todavía no se han decidido, pero están discutiendo activamente el tema de gestión de contenidos.

Más de un tercio ya han decidido explícitamente utilizar gestión de contenidos, pero únicamente el 20% de ellos ya están utilizando un sistema.

Solamente 7 % de los participantes han decidido en contra de utilizar a gestión de contenidos.

El objetivo del estudio CMS es ofrecerle orientación a las compañías que todavía están indecisas o que se están por decidir a favor o en contra de invertir en CMS, y ayudarlas a que seleccionen un sistema adecuado.

Decisión para invertir en gestión de contenido

La encuesta también demostró que las compañías que ya se han decidido en utilizar gestión de contenidos pasaron por la serie de requerimientos típicos del proceso de toma de decisiones:

• Múltiples usos de contenido para crear diferentes productos informativos y/o para diferentes grupos de target.


• Creación de variantes de documentación de clientes y específicas de productos (personalización)


• Localización , creación de variaciones según el país


• Creación de diferentes variantes de diseño


• Uso de datos o base de datos (ej., lista de componentes, datos de productos)


• Creación de catálogos (gestión de datos de productos)


• Gestión de relaciones entre contenidos semánticamente relacionados


• Fuente única de edición


• Requerimientos de XML como formato original de datos y medios-uso neutral de contenido


• Gestión de diferentes idiomas extranjeros


• Gestión de una terminología activa


• Uso de sistemas de memoria de traducción

Criterio para la selección de vendedores de sistemas

Diferentes criterios económicos son decisivos para seleccionar al vendedor del sistema.

El estudio muestra que la experiencia del fabricante está entre los criterios más importantes para la mayoría de los encuestados.

La estrategia de producto del fabricante y el desarrollo futuro del producto son también importante para los usuarios.

Cuidado personal y "química interpersonal" como también un soporte simple y rápido también son de gran importancia.
A todo esto súmele consideraciones económicas.

Entonces, por ejemplo, los costos de introducción incluyendo los gastos de adaptación juegan especialmente un rol importante en el proceso de decisión.

En este contexto, el costo de la implementación juega un rol importante en el proceso de toma de decisiones como también las funciones estándar y la política de precios correspondiente al modelo de licencia.

Además, las compañías prefirieron las siguientes características de gestión de contenidos al seleccionar un sistema:

• Amigable al usuario y transparencia del CMS


• Naturaleza modular del producto o estrategia de módulo,


• Producto y adaptación bajo un mismo techo


• Tecnología web común


• Interfases abiertas e integridad o apertura del producto


• Formatos e interfaces estándar

Muy interesante, criterios relacionados puramente a la compañía tal como el tamaño, número de empleados, producción, edad y la posición en el mercado del vendedor del sistema, no juegan ningún rol estándar en la selección para casi el 90% de los encuestados.

El sistema de gestión de contenidos "correcto" para su compañía

El sistema de gestión de contenidos seleccionados debe ser adaptado para que sea adecuado a su compañía.

El uso máximo se alcanza a través de un soporte óptimo para sus requerimientos individuales, que debe ser completado urgentemente y de manera obligatoria.

Sólo entonces usted será capaz de aumentar su eficiencia al mayor grado posible.

Para minimizar costos, el máximo posible de funciones de programa requerido por usted debe ser ofrecido como funciones estándar, o como funciones que pueden ser configuradas sin incurrir en gastos mensurables.

También se pueden producir ahorros en el momento de la introducción a través de una integración simple del sistema en el paisaje existente de procesamiento de datos en virtud de interfaces estándar o abiertas.

Hasta ahora, los usuarios CMS han estado evaluando la relación costo-beneficio de manera muy optimista. 46% evalúa los usos alcanzados como positivos y otro 24% como muy positivo. Solamente 3% de los encuestados se expresó negativamente. Esos resultados confirman los usos estratégicos de los sistemas de gestión de contenidos, y ellos ciertamente pueden ser aplicados a otras áreas de la compañía.

Escrito originalmente por Daniela Straub y Michael Fritz
titulado "Content Management - Strategic Challenge"
y publicado en Tekom.de - diciembre 2005

Si usted esté interesado en obtener el estudio completo en inglés (el estudio original se realizó en alemán - disponible para su compra), por favor envíe un e-mail a Martin Stettner (m.stettner[at]tekom.de).